Перечень документов, являющихся основанием для принятия решения о возмещении необходимых средств на выплату страхового обеспечения утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 04.12.2009 № 951н (с учетом изменений внесенных приказом Минтруда России от 28.10.2016 № 585н).
- Возмещение средств из Фонда социального страхования РФ (ФСС РФ) полагается работодателям, уплачивающим страховые взносы на обязательное социальное страхование своих работников по временной нетрудосопособности и в связи с материнством в следующих страховым случаях:
- пособие по временной нетрудоспособности;
- пособие женщинах за постановку на учет в ранние сроки беременности;
- пособие по беременности и родам;
- пособие при рождении ребенка;
- пособие по уходу за ребенком;
- пособие на погребение.
- Основными документами, представляемыми в территориальное подразделение ФСС РФ являются:
- Заявление о выделении необходимых средств на выплату страхового обеспечения;
- Справка-расчет;
- Расшифровка расходов.
Формы этих документов представлены на воронежском сайте регионального отделения ФСС РФ, которые доступны для обозрения и скачивания.
К дополнительным, но обязательным к представлению в ФСС РФ, являются документы и/или копии, подтверждающие тот или иной страховой случай.
- Для возмещения расходов на обычные больничные листы нужно представить:
- листок нетрудоспособности, заполненный в установленном порядке с произведенным расчетом пособия;
- документы, подтверждающие страховой стаж застрахованного лица (лиц);
- справка (справки) с места работы (службы, иной деятельности) у другого страхователя (у других страхователей) о том, что назначение и выплата пособий этим страхователем не осуществляются, если застрахованное лицо на момент наступления страхового случая занято у нескольких страхователей, а в двух предшествующих календарных годах было занято у других страхователей, либо как у этих, так и у других страхователей (другого страхователя);
- справка (справки) о сумме заработка у другого страхователя (у других страхователей) 182н.
- Для возмещения пособия по беременности и родам и пособия за постановку на учет в ранние сроки
беременности должны быть представлены:
- листок нетрудоспособности, заполненный в установленном порядке, с произведенным расчетом пособия;
- справка из женской консультации либо другой медицинской организации, поставившей женщину на учет в ранние сроки беременности (до 12 недель);
- заявление застрахованного лица о предоставлении отпуска по беременности и родам;
- приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам и о назначении пособия;
- документы, подтверждающие страховой стаж застрахованного лица (лиц);
- справка (справки) с места работы (службы, иной деятельности) у другого страхователя (у других страхователей) о том, что назначение и выплата пособий этим страхователем не осуществляются, если застрахованное лицо на момент наступления страхового случая занято у нескольких страхователей, а в двух предшествующих календарных годах было занято у других страхователей, либо как у этих, так и у других страхователей (другого страхователя);
- справка (справки) о сумме заработка у другого страхователя (у других страхователей) 182н.
- При возмещении средств на выплату единовременного пособия при рождении ребенка должны
быть представлены;
- заявление о назначении пособия;
- копия свидетельства о рождении ребенка;
- справка о рождении ребенка, выданная органами ЗАГС;
- свидетельство о расторжении брака, - в случае, если брак между родителями расторгнут;
- справка о том, что пособие не назначалось с места работы (службы) другого родителя, или органа социальной защиты населения по месту жительства, в случае, если отец (мать, оба родителя) ребенка не работает (не служит) либо обучается по очной форме обучения в профессиональных образовательных организациях, образовательных организациях высшего образования, образовательных организациях дополнительного профессионального образования и научных организациях, а другой родитель ребенка работает (служит).
- Для возмещение расходов на выплату ежемесячного пособия по уходу за ребенком
работодатели представляют:
- заявление о предоставлении отпуска по уходу за ребенком;
- заявление о назначении пособия;
- свидетельство о рождении (усыновлении) ребенка за которым осуществляется уход, либо выписка из решения об установлении над ребенком опеки;
- свидетельство о рождении (усыновлении, смерти) предыдущего ребенка (детей). В случае смерти предыдущего ребенка - свидетельство о смерти;
- справка с места работы (службы) матери (отца, обоих родителей) ребенка о не использовании отпуска по уходу за ребенком ежемесячного и о неполучении пособия по уходу за ребенком;
- приказ о назначении пособий;
- справка из органов соцзащиты населения по месту жительства (месту пребывания, фактического проживания) матери (отца) ребенка о неполучении ежемесячного пособия по уходу за ребенком в случае, если отец (мать, оба родителя) ребенка не работает (не служит) либо обучается по очной форме обучения в профессиональных образовательных организациях, образовательных организациях высшего образования, образовательных организациях дополнительного профессионального образования и научных организациях (также для лиц, фактически осуществляющих уход за ребенком вместо матери (отца, обоих родителей) ребенка);
- справка (справки) с места работы (службы, иной деятельности) у другого страхователя (у других страхователей) о том, что назначение и выплата ежемесячного пособия по уходу за ребенком этим страхователем не осуществляются, если застрахованное лицо на момент наступления страхового случая занято у нескольких страхователей;
- справка (справки) о сумме заработка, из которого должно быть исчислено пособие, с места (мест) работы (службы, иной деятельности) у другого страхователя (у других страхователей) 182н.
- Для возмещения пособия на погребение необходимо представить:
- заявление о назначении пособия;
- справка о смерти, выданная органами ЗАГС;
- копия свидетельства о смерти.
- Для проверки правильности назначения, исчисления и выплаты пособий территориальный орган ФСС РФ вправе также истребовать дополнительные сведения и документы. Например:
- трудовой договор с работником, как документ, подтверждающий наличие трудовых отношений и статус работника, как застрахованного лица;
- надлежащим образом заверенные копии трудовой книжки застрахованного работника;
- приказы о приеме на работу (переводе) для проверки данных, содержащихся в трудовой книжке и трудовом договоре;
- штатное расписание - для проверки соответствия установленных окладов, указанных в трудовых договорах. В случае отсутствия штатного расписания запрашиваются пояснения страхователя с информацией о суммах по окладам;
- должностные инструкции работников;
- табели учета рабочего времени;
- расчетные ведомости по начислению заработной платы;
- приказы о назначении пособий в отношении каждого застрахованного лица;
- расходные кассовые ордера, платежные ведомости на выплату заработной платы, платежные поручения на перечисления пособий;
- другие документы на усмотрение инспектора ФСС РФ.