Действующим законодательством установлено правило, что за обеспечение сохранности документации организации несет руководитель организации. Это правило распространяется и на руководителей организаций, относящихся к категории "микропредприятие".
В федеральных законах об АО и об ООО содержится перечень документов, которые подлежат обязательному хранению (см. статью 89 закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ и статью 50 закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). В частности, это первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерская отчетность.
Первичные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность следует хранить в течение пятилетнего срока, если иное не установлено законами.
Началом срока хранения документов считаем 1 января года, следующего за тем, в котором они были составлены (приняты к учету). Например, если документ был составлен и принят к учету в 2017 году, то срок хранения начинаем исчислять с 1 января 2018 года. Из этого правила есть два исключения.
Первое – это налоговые регистры по НДС. В частности, книга покупок и книга продаж, а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения определяем с даты последней записи в них.
И второе исключение – это документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения для них считаем с момента, когда перестали начислять амортизацию .
Все обработанные за год документы на бумажных носителях архивируются (упаковываются по архивным папкам) и складываются в места хранения (коробки, ящики и так далее).
Архив организации можно формировать и на электронных носителях. Поэтому если все или часть документов у нас хранится в электронном виде, то и архив создаем электронный.