Информирование малого и микробизнеса (18+)

О проверке документов по сделке

В последнее время в практике работы налоговых и следственных органов уделяется повышенное внимание законности и реальности документально подтвержденных сделок в рамках делового оборота

В последнее время в практике работы налоговых и следственных органов уделяется повышенное внимание законности и реальности документально подтвержденных сделок в рамках делового оборота

По закону каждый факт хозяйственной жизни (платеж, покупка, продажа и так далее) в организации или у ИП подлежит обязательному документальному оформлению. Причем каждый факт должен быть документально оформлен либо во время совершения операции, либо непосредственно после совершения. Отложенное оформление, стало быть, не допускается.

См. положение закона о

В реальности многие факты хозяйственной жизни оформляются задним числом, постфактум. Зачастую в этом нет никакой злонамеренности или злоумысла. Просто отсутствует культура своевременного документооформления, а в некоторых случаях бывает, что нет и возможности (нет под рукой бланка для заполнения или компьютерной техники для надлежащего оформления).

И когда случается какая-нибудь проверка, то наружу выплывают все огрехи, связанные с несвоевременным оформлением документов по той или иной сделке. И эти ошибки могут повлечь за собой обоснованные подозрения в том, что наши документы носят фиктивный, мнимый или притворный характер, рассеять которые будет не просто.

Поэтому будет правильным, если нам удастся заставить себя по каждой сделке проводить самопроверку в рамках рекомендуемых процедур внутреннего контроля за документооборотом.

    Каждая сделка представляет из себя, как правило, последовательность задокументированных действий сторон сделки, связанных с ее осуществлением. В самом минималистском варианте все это выглядет как:
  • достижение взаимоприемлемых и взаимовыгодных условий, т.е. сбалансированных обязательств сторон - оформление и подписание договора, заключение сделки;
  • исполнение сторонами взятых на себя по договору обязательств: осуществление оплаты (предоплаты) с одной стороны и поставка товарно-материальных ценностей (или оказание услуг, выполнение работ) с другой стороны до полного взаиморасчета.

И если осуществление оплаты (предоплаты) как факт исполнения одной из сторон сделки своих обязательств по договору удостоверяется как правило третьей независимой стороной - банком, то документирование встречного факта поставки ТМЦ и/или оказания услуг (выполнения работ) есть дело исключительно двустороннее. Нотариус при этом не приглашается. Но именно здесь наиболее часто возникают различные ошибки.

Чтобы этих ошибок было меньше или вообще их не было, нужно проверять документы перед их подписанием и даже перед подшивкой (укладкой) на оперативное доархивное хранение в папки.

    И вот на что следует обращать внимание в документах по каждой сделке:
  1. даты на накладных, актах или УПД не должны быть раньше даты заключения договора;
  2. если УПД не используется, то дата в счет-фактуре должна быть не раньше даты накладной или акта (исключение только для авансовых счетов-фактур на предоплату);
  3. спецификация товаров, работ, услуг не должна расходиться по смыслу в договоре, приложениях и/или дополнительных соглашениях к нему, назначениях платежа в платежных документах и УПД (товарных накладных, актах, счетах-фактурах). Обобщенное наименование в одном документе и более точное в другом может быть. Но различий в сортах, артикулах, существенных характеристиках в спецификациях не должно быть;
  4. не должно быть разных, не совместимых или не переводимых из одного в другое единиц измерений номенклатурных позиций спецификации товаров, работ, услуг в договоре и УПД (накладных, актах, счетах-фактурах);
  5. количество в спецификации счета-фактуры по номенклатурным позициям должно быть одинаковым в накладных и актах, если не используется УПД. Если по факту получено больше или меньше, то делаются исправления в УПД (накладных, актах, счетах-фактурах) или оформляется отдельный акт о расхождениях;

Идеалист не ест колбасу, потому что ее делают из убитых животных. Реалист не ест колбасу, потому что знает, что при ее производстве не пострадало ни одно животное

vrn-buh.ru - сайт для людей
Новые публикации на сайте
+ Показать еще

vrn-buh.ru - сайт для людей
info@vrn-buh.ru

Публикации на этом сайте составляются на основе обзора открытых (общедоступных) источников информации с целью расширения способов удовлетворения потребностей человека в получении специализированной информации, знаний и профессиональных компетенций в сфере бухгалтерского учета и права.

Публикации на этом сайте не содержат информации, запрещенной в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.