Информирование малого и микробизнеса (18+)

Об общих правилах заверения копий документов на бумажных носителях

С 1 июля 2018 года введен новый ГОСТ требований к оформлению организационно-распорядительной документации в котором обновлены и дополнены правила заверения копий документов.

С 1 июля 2018 года введен новый ГОСТ требований к оформлению организационно-распорядительной документации в котором обновлены и дополнены правила заверения копий документов

Бумажный документооборот продолжает занимать значительную долю в оформлении различных документов в организациях несмотря на административно-командные меры внедрения электронного документооборота , призванного со временем полностью заменить бумажный.

Это связано с простотой оформления бумажных документов: взял распечатал - взял прочитал, тогда как с электронными документами делов много, тем более, что обмен электронными документами не бесплатен в отличие от обмена бумажными документами.

И если обмен электронными документами по каналам связи между организациями еще как-то можно оправдать различными серьезными и убедительными аргументами, то оформление внутренней документации только в электронном виде, без вывода электронных документов на печать, было бы просто глупо.

Поэтому с 1 июля 2018 года утвержден и введен в действие новый ГОСТ Р 7.0.97-2016, посвященный оформлению организационно-распорядительной документации в организациях. Предполагается, что документы формируются с помощью компьютерной техники и выводятся на печать на бумажных носителях, в том числе документы, подписанные электронной подписью.

Данный ГОСТ не требует обязательного исполнения всеми, но тем не менее рекомендован к всеобщему применению.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 заменяет собой ГОСТ Р 6.30-2003

    ГОСТ Р 7.0.97-2016 распространяется на следующие организационно-распорядительные документы:
  • уставы, положения,
  • правила, инструкции, регламенты,
  • постановления, решения,
  • приказы, распоряжения
  • договоры,
  • протоколы,
  • акты
  • письма,
  • справки и так далее,
  • в том числе включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД).

Отдельное внимание в ГОСТе обращают на себя внимание изменения, связанные с заверением документов.

Если раньше для заверения копии документа требовалось проставить надпись "Верно", указать должность, подпись ответственного лица и ее расшифровку, а также дату заверения, то теперь требуется указать еще место хранения оригинала документа, с которого сделана копия.

Еще один новый реквизит — отметка об электронной подписи, если документ подписан электронной подписью.

    В этом случае, заверяя копии, мы дополнительно указываем:
  • надпись “Документ подписан электронной подписью”;
  • номер сертификата ключа электронной подписи;
  • Ф.И.О. владельца сертификата;
  • срок действия сертификата ключа электронной подписи.

    Новый ГОСТ подробно описывает, как лучше создавать документ, в частности устанавливается:
  • как нумеровать страницы;
  • какой шрифт использовать;
  • какие делать отступы и межстрочные интервалы;
  • и так далее.
    При заверении копий документов не забываем следующие правила:
  • копируются и заверяются все листы документа ("от корки до корки");
  • каждый лист копируется на отдельном листе и только с одной его стороны;
  • все листы сшиваются и нумеруются. На оборотной стороне последнего листа концы нити сшибвки заклеиваются бумажной наклейкой с указанием количества сшитых листов и подписью ответственного лица, сшившего копию документа.

Когда женщине нечего сказать, это не значит, что она будет молчать

vrn-buh.ru - сайт для людей
Новые публикации на сайте
+ Показать еще

vrn-buh.ru - сайт для людей
info@vrn-buh.ru
2018-07-09

Публикации на этом сайте составляются на основе обзора открытых (общедоступных) источников информации с целью расширения способов удовлетворения потребностей человека в получении специализированной информации, знаний и профессиональных компетенций в сфере бухгалтерского учета и права.

Публикации на этом сайте не содержат информации, запрещенной в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.