ххх

О составлении кассовых ордеров при использовании онлайновых касс

Использование онлайновых касс упрощает документооборот кассовых документов, но оставляет в силе требование ведения кассовой книги организации, оформления приходных и расходных кассовых ордеров.

Использование онлайновых касс упрощает документооборот кассовых документов, но оставляет в силе требование ведения кассовой книги организации, оформления приходных и расходных кассовых ордеров

Касса организации и онлайновые кассы - не одно и тоже. Касса организации всегда одна, а онлайновых касс может быть несколько. Каждая онлайновая касса, вернее денежный ящик при аппарате онлайновой кассы, считается операционной кассой организации. Все наличные денежные средства, поступившие в денежный ящик онлайновой кассы по расчетам за продажи товаров и услуг, приходуются в кассу организации.

    С введением онлайновых касс отпала необходимость в оформлении документов, связанных с применением контрольно-кассовой техники (КМ1-КМ9):
  • журнал кассира-операциониста;
  • справка-отчет кассира-операциониста;
  • акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины;
  • акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию;
  • акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам" (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам);
  • журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста;
  • акт о проверке наличных денежных средств кассы;
  • сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации;
  • журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ.
    В качестве отчетных документов по онлайновой кассе теперь выступают следующие документы, являющимися фискальными:
  1. отчет о состоянии счетчиков ККТ с гашением и отчет о закрытии кассовой смены;
  2. непосредственно сами кассовые чеки (чеки коррекции).

Эти документы являются, в свою очередь, основаниями для оформления приходных кассовых ордеров по кассе организации.

Таким образом получается, что документами по онлайновым кассам являются теперь исключительно фискальные документы, формируемые самими онлайновыми кассами и/или операторами фискальных данных, а документами по кассе организации, как и раньше, являются только кассовые ордера (приходные и расходные кассовые ордера), которые оформляются в самой организации.


Приходный кассовый ордер по отчету о состоянии счетчиков ККТ с гашением и отчету о закрытии кассовой смены

В случае, если организация осуществляет розничную торговли и/или оказывает услуги общественного питания, вся денежная наличность, поступившая через онлайновую кассу (кассы) за смену, которая в онлайновых кассах не может превышать 24 часов, приходуется в кассу организации путем составления приходного кассового ордера.

Основанием для составления приходного кассового ордера в этом случае выступает отчет о состоянии счетчиков ККТ с гашением и отчет о закрытии кассовой смены.

    Из этих отчетов мы видим общую сумму выручки по расчетам за смену и в том числе:
  • какая из них сумма получена наличными денежными средствами,
  • а какая безналичными денежными средствами ожидается к зачислению на расчетный счет организации по операциям торгового эквайринга.

На итоговую сумму, полученную наличными денежными средствами по расчетам через онлайновую кассу, мы составляем приходный кассовый ордер.

Если у нас несколько онлайновых касс занято в рознице и общепите (в разных торговых точках или отделах), то денежная наличность за смену приходуется в кассу организации несколькими приходными ордерами по числу задействованных кассовых аппаратов.

Если у нас в кассовую смену не поступало наличных денежных средств, а были только безналичные расчеты с покупателями и заказчиками по банковским картам или с применением электронных средств платежа, то приходный кассовый ордер не составляется в виду отсутствия денежной наличности.

Для любых розничных продаж при расчетах через онлайновые кассы важно составлять по итогам закрытия каждой кассовой смены приходный кассовый ордер на общую (итоговую) сумму полученных за смену наличных денежных средств по каждой онлайновой кассе на основании отчетов о состоянии счетчиков ККТ с гашением и отчета о закрытии кассовой смены.

    При приеме наличных денежных средств в кассу организации из денежного ящика онлайновой кассы, в приходном кассовом ордере :
  • в графе "Принято от" мы указываем ФИО работника, материально ответственного за работу с онлайновой кассой;
  • в графе "Основание" мы указываем "Розничная выручка за конкретную дату кассовой смены в пределах суток;
  • в графе "Приложение" мы указываем "Отчеты по закрытию кассовой смены и состоянии счетчиков ККТ с гашением по кассе такой-то" (по соответствующей дате)

Сумма в отчете о состоянии счетчиков ККТ с гашением по строке "Наличными" должна полностью совпадать с суммой, указанной в приходном кассовом ордере.

Примерный образец приходного кассового ордера


Кассовые ордера на разменный фонд

В организациях, осуществляющих розничные продажи или оказание услуг общественного питания физическим лицам, актуальным вопросом является оформление разменного фонда - необходимого остатка наличных денежных средств для выдачи сдачи покупателям и заказчикам при расчетах наличными за товары и услуги.

Выдача наличных денежных средств для разменного фонда может производиться только из кассы организации перед открытием смены в онлайновой кассе. Оформляется такая выдача расходным кассовым ордером лицу, работающему с онлайновой кассой (это может быть кассир-операционист или продавец-консультант и так далее).

После закрытия кассовой смены наличные денежные средства разменного фонда возвращаются в кассу организации по отдельному приходному кассовому ордеру.

Возврат средств разменного фонда из денежного ящика онлайновой кассы всегда приходуется отдельно от суммы выручки, полученной за смену наличными денежными средствами.


Приходный кассовый ордер по кассовому чеку

На отдельный кассовый чек приходный кассовый ордер составляется в случае расчетов наличными денежными средствами с конкретным контрагентом, как правило из числа корпоративных покупателей и заказчиков (ИП или других организаций).

    В этом случае:
  • в графе "Принято от" мы указываем ФИО ИП, а если принимаем деньги от уполномоченного представителя ИП, то тогда указываем "ИП такой-то (его ФИО) через представителя такого-то (ФИО представителя)"; если деньги принимаем от представителя организации, то указываем сокращенное по уставу наименование организации-плательщика, а далее пришем "через представителя такого-то (ФИО уполномоченного представителя организации)";
  • в графе "Основание" мы указываем реквизиты конкретного договора или счета на оплату;
  • в графе "Приложение" мы указываем дату и номер кассового чека

Сумма в кассовом чеке и в приходном кассовом ордере должна быть одинаковая.

Кассовый чек нам желательно прикрепить степлером к квитанции к приходному кассовому ордеру, который выдаем плательщику.

Доверенность от представителя ИП или организации при приеме от них денег, как правило, не нужна, так как мы принимаем, а не выдаем деньги и поэтому предполагается по умолчанию, что никто со стороны просто так, без соответствующего поручения, будучи в своем уме, за какого-то ИП или организацию отдавать нам деньги, т.е. платить за них, не станет.

Примерный образец приходного кассового ордера


Кассовые ордера у ИП

Для индивидуальных предпринимателей оформление кассовых ордеров и ведение кассовой книги не обязательно, если только по желанию.

Это связано с тем, что денежные средства ИП являются личной собственностью ИП и, в отличие от организаций, где любые денежные средства, равно как и другие активы учитываются на самостоятельном балансе, денежные средства ИП не требуют обособленного учета.

Другие публикации на эту тему: