Текущее информирование малого и микробизнеса (18+)

Об ошибках при применении онлайновых касс

При работе с онлайновыми кассами могут возникать различные ошибки, вызванные как техническим сбоем кассового аппарата, так и связанные с субъективной невнимательностью продавца-пользователя кассы.

За нарушения, связанные с неправильным использованием или неиспользованием онлайновых касс, предусмотрена ощутимая административная ответственность.

При работе с  онлайновыми кассами могут возникать различные ошибки, вызванные как техническим сбоем кассового аппарата, так и связанные с субъективной невнимательностью продавца-пользователя кассы. 
За нарушения, связанные с неправильным использованием или неиспользованием онлайновых касс, предусмотрена ощутимая административная ответственность

С момента установления в 2017 году законом обязанности использования онлайновых касс при расчетах с физическими лицами за проданные товары и услуги независимо от способа оплаты, накопилась статистика типичных ошибок при работе с онлайновыми кассами с которыми сталкиваются практически все продавцы-пользователи онлайновых касс.

Условно такие ошибки можно разделить на технические, связанные с эксплуатацией кассового аппарата и субъективные, связанные с человеческим фактором. Большинство возникающих проблемных ситуаций можно разрешить и исправить и, как следствие, избежать или минимизировать их неблагоприятные последствия, так как штрафные санкции за неприменение или неправильное применение онлайновых касс, а также за то, что покупателю не выдали кассовый чек, ужесточились.

Для малого и особенно микробизнеса установленная ответственность за неприменение или неправильное применение онлайновых касс представляется предельно суровой и может в принципе привести к краху бизнеса. По некоторым нарушениям предусмотрена возможность приостановки деятельности организаций и ИП на срок до 90 дней, а для руководителей организаций - .

При техническом сбое или неисправности аппарата онлайновой кассы

Выход из строя онлайновой кассы (сбой, перебои, ошибки, длительное зависание, поломка) является основанием для прекращения осуществления продажи товаров и услуг физическим лицам, если нет другого или запасного исправного аппарата на подмену. То есть продажи и расчеты должны быть прекращены в любом случае до восстановления работоспособности кассового аппарата, за исключением экстремальных, обговоренных в законе, но маловероятных случаев.

Это позволит избежать проблем с налоговыми органами, связанных с тем, что на законодательном уровне запрещено осуществлять продажи товаров и услуг без использования аппарата онлайновой кассы.

В случае массового сбоя кассовых аппаратов из-за программного обеспечения, который может наблюдаться у одного или нескольких производителей онлайновых касс и иметь повсеместный масштаб и единовременный характер, допускается временная работа без использования онлайновой кассы с последующем составлением коррекционного кассового чека после восстановления работоспособности онлайновой кассы.

Но опять же это сопряжено с необходимостью незамедлительного уведомления налогового органа, в котором аппарат онлайновой кассы поставлен на учет, представлением объяснений и документов, подтверждающих форс-мажорные обстоятельства. Поэтому проще прекратить продажи и принять оперативные меры по восстановлению работоспособности аппарата онлайновой кассы, чем объяснять потом, что не было уклонения от фискального учета выручки.

Сам факт пробития чека коррекции будет сигнализировать налоговую органу о потенциально возможном нарушении при оформлении расчетов с покупателями со всеми вытекающими отсюда последствиями.

При отключении электроэнергии

При отключении света в отсутствие автономных источников питания аппарата онлайновой кассы в месте осуществления продаж и расчетов, также обслуживание покупателей и заказчиков лучше прекратить.

Некоторые предприниматели считают, что при кратковременном отключении электроснабжения можно вести расчеты без онлайновой кассы, а чеки на приход пробить позднее, когда восстановится электроснабжение.

Неудобство такого подхода может заключаться в невозможности выдачи кассового чека покупателю непосредственно в момент расчета с ним. Можно, конечно, попросить у покупателя адрес электронной почты или номер мобильного телефона для последующей отправки ему кассового чека в электронном виде, но это не всегда удобно и не каждый может предоставить такие данные.

А если вместо кассового чека в подтверждение покупки покупателю выписать какой-либо нефискальный аналог кассового чека (квитанцию, товарные чек), то это равнозначно передаче компрометирующего документа на себя. Лучше этого не делать, но если уж делать, то постараться поставить налоговый орган в известность об этом раньше, чем тоже самое гипотетически сможет сделать наш покупатель, кто бы он ни был.

И, как следствие, ни о каком пробитии чека на приход в этом случае речи вести нельзя; нужно пробивать чек коррекции, затем готовить объяснительную в налоговый орган с приложением документов, подтверждающих факт временного отключения электроснабжения.

При временном отсутствии доступа к интернету

Если возникла проблема с интернетом, то останавливать оформление расчетов с покупателями не нужно. Фискальный накопитель в аппарате онлайновой кассы сохранит информацию обо всех выбитых кассовых чеках и, когда соединение с интернетом будет восстановлено, передаст ее оператору фискальных данных.

(Здесь есть нюанс, о котором лучше помнить: до момента восстановления подключения к интернету должно пройти не более 30 календарных дней, иначе фискальный накопитель будет заблокирован.)

При ошибках в оформлении кассового чека

    Как показывает практика использования онлайновых касс, частыми ошибками в оформлении кассовых чеков покупателям являются:
  • неправильная (аномальная) сумма, ошибочно пробитая в чеке;
  • один и тот же чек пробит несколько раз;
  • некорректное указание наименования товара или услуги или указание не того товара, который действительно был продан;
  • некорректное указание способа оплаты (оплата электронными деньгами или наличностью).

В случае ошибочного указания суммы в чеке (ошибка с нулем, с кем не бывает), необходимо позаботиться об обратной операции.

Если, к примеру, у нас нервы ни к черту и мы продали пирожок за миллион рублей, то нужно оформить как можно быстрее возврат прихода на этот миллион, поскольку реально такой операции не было.

Но вот если вместо пирожка мы продали какую-то вещь, подлежащую возврату и ошиблись с нулями, а покупатель пришел возвращать товар, то тут уже будет не до смеха... Придется доказывать в поте лица, что в чеке ошибка и поэтому стоимость товара не соответствует указанной в чеке.

Все ошибки оформления в кассовом чеке рекомендуется исправлять возвратным чеком (пробив чек с такими же показателями, как и ошибочный, но с признаком «Возврат прихода»). Далее можно выдать "нормальный" чек с исправленными (верными) данными.

Однако, обратим внимание на следующее. Чтобы оформить возврат, нужно заявление покупателя. Если покупатель ушел до того как мы сами обнаружили свою ошибку, то в чеке «Возврат прихода» обязательно указываем фискальный признак ошибочного чека в поле «Дополнительный реквизит чека» (тег 1192). Это нужно, чтобы в налоговой инспекции увидели две операции в связке друг с другом: ошибку и ее исправление.

Если такой связки не будет, налоговый орган может потребовать от нас заявление покупателя о возврате денежных средств. Отсутствие заявления покупателя или привязки в чеке - это уже неправильное оприходование денежных средств, чреватое привлечением к ответственности по части 1 КоАП РФ.


Чек коррекции используется только в исключительных случаях (если продавец не использовал онлайновую кассу при расчетах или была проигнорирована отправка отчетов оператору фискальных данных)


Штрафные санкции в связи с использование онлайновых касс
Нарушение Наказание
Правонарушение совершено впервые.

Продажа товаров и услуг без применения онлайновых кассы в тех случаях, когда онлайновая касса обязательно должна применяться
Штраф на ИП или руководителя организации от 25% до 50% суммы, на которую продали товаров и услуг без применения онлайн кассы. Но не меньше 10'000 рублей.
На саму организацию штраф от 75% до 100% суммы выручки, полученной без применения онлайн кассы. Но не менее 30'000 рублей.
Повторное нарушение. Неприменение онлайн кассы, когда она должна применяться по закону. При этом сумма выручки без кассы должна быть от 1 миллиона рублей и больше. Для должностных лиц организации - дисквалификация на срок от 1 до 2 лет.
Для организаций или ИП - приостановка деятельности на срок до 90 дней.
Использование онлайновых касс с нарушениями в работе:

онлайновая касса не зарегистрированная, как положено на сайте ФНС;

онлайновая касса, в которой нет фискального накопителя или этот фискальный накопитель есть, но он вовремя не заменен;

онлайновая касса не имеет возможности печатать кассовые чеки с QR-0кодом и ссылками на интернет ресурс по проверке кассовых чеков;

другие аналогичные нарушения.
Для ИП или должностных лиц организации - предупреждение или штраф от 1'500 до 3'000 рублей.

На организацию как на юрлицо выписывается предупреждение или штраф от 5'000 до 10'000 рублей.
Продавец не предоставил покупателю кассовый чек электронном виде или в бумажной форме. На ИП и должностных лиц организации выписывается предупреждение или налагается штраф в 2'000 рублей.
На организацию как на юрлицо выписывается предупреждение или штраф в 10'000 рублей.
    Условием неприменения штрафов по части 2 КоАП РФ является совокупность двух факторов:
  1. продавец успел заявить о нарушении тогда, когда налоговый орган о нем еще не знал;
  2. документы и сведения, предоставленные продавцом в качестве объяснения, являются достаточными для установления события правонарушения.
Другие публикации на эту тему: