Отчетная форма СЗВ-СТАЖ представляется в Пенсионный фонд России по итогам года в срок не позднее 1 марта года, следующего за отчетным, всеми организациями и теми ИП, кто использовал наемный труд по трудовым и/или гражданско-правовым договорам, а также государственными центрами занятости населения на лиц, признанными безработными в установленном порядке.
В иные сроки отчет по форме СЗВ-СТАЖ представляется в случае реорганизации или ликвидации организации (прекращения деятельности в качестве ИП) на момент принятия соответствующего решения.
Также отчетная форма СЗВ-СТАЖ выдается работнику в отношение сведений об этом работнике в случае его увольнения или назначения пенсии.
Представление отчетной формы СЗВ-СТАЖ обязательно с 2018 года, начиная с отчетности за 2017 год.
С 2019 года в форму отчета СЗВ-СТАЖ внесены несущественные изменения непринципиального характера и, таким образом, отчет за 2018 год представляется в 2019 году по форме, утвержденной постановлением Правления ПФР от 06.12.2018 N 507п.
Индивидуальные предприниматели, не имеющие наемных работников и не заключавшие с физическими лицами трудовые и/или гражданско-правовые договоры на оказание услуг (выполнение работ), отчет по форме СЗВ-СТАЖ не представляют.
Отчет по форме СЗВ-СТАЖ заполняется и представляется вне зависимости от того, были ли в отчетном годе произведены выплаты застрахованным лицам или нет.
Отчетность по форме СЗВ-СТАЖ аккумулирует по сути в себе обобщенные за год данные ежемесячных отчетных форм СЗВ-М. Поэтому при подготовки сведений для отчета важно не забыть про работников, которые мало проработали у работодателя или находятся в длительных отпусках (по уходу за ребенком и т.п.).
Таким образом, количество застрахованных лиц, представленных в отчет СЗВ-СТАЖ должно совпадать с количеством застрахованных лиц, представленных в СЗВ-М ежемесячно в течение отчетного года, а также с количеством застрахованных лиц, указанных в квартальных Расчетах по страховым взносам за тот же период.
Особое внимание при формировании отчета по форме СЗВ-СТАЖ следует уделить сведениям о периоде работы у работодателя и основаниям исчисления страхового стажа.
В графе «Период работы» даты нужно указывать только в пределах отчетного года. (В случае перерыва в работе нужно начинать новую строку, не дублируя при этом данные работника и СНИЛС.)
То есть по каждому работнику в отчете СЗВ-СТАЖ мы построчно указываем периоды, когда он работал и когда не работал в хронологическом порядке (был в отпуске, на больничном, отсутствовал по другим причинам). Для неотработанных периодов дополнительно указываем причину в закодированном виде, например:
- ДЛОТПУСК - для оплачиваемого отпуска;
- ВРНЕТРУД - для периода временной нетрудосопосбности (по больничному листу);
- ДЕТИ - для отпуска по уходу за ребенком до полутора лет;
- и так далее в соответствии с классификатором Порядком заполнения отчетной формы.
Обращаем внимание на то, что период работы по гражданским договорам всегда нужно выделять отдельной строкой. Даже в том случае, если мы привлекли своего штатного работника к какой-то разовой работе на несколько дней.
При этом указание пересекающихся стажевых периодов, один из которых может быть связан с работой по гражданскому договору, не будет считаться ошибкой!
Для организаций-микропредприятий с одним работником-руководителем, одновременно являющимся единственным учредителем, по прежнему актуальным остается вопрос представления отчетной формы СЗВ-СТАЖ.
В Порядке заполнения отчетной формы сказано, что СЗВ-СТАЖ сдают на работающего по трудовому договору директора – единственного учредителя. Из этого буквально следует, что если трудовой договор не заключался (а как его заключить, если обеими сторонами трудового договора выступает одно и тоже лицо?), то отчет СЗВ-СТАЖ в 2019 году сдавать не нужно. Однако ранее ПФР требовал представлять отчетную форму независимо от того, есть ли с директором трудовой договор или нет.
Поэтому представляется целесообразным представить отчет по форме СЗВ-СТАЖ на руководителя организации - единственного учредителя исходя из понимания, что все организации отчитываются по форме СЗВ-СТАЖ.
При этом необходимо удостовериться, что все ежемесячные отчеты по форме СЗВ-М и все квартальные Расчеты по страховым взносам за отчетный год на руководителя организации сданы.
Если сданы не все отчеты и расчеты или они вовсе не сдавались, то желательно их представить соответственно в ПФР (отчеты СЗВ-М) и налоговый орган (Расчеты по страховым взносам) до представления отчетной формы СЗВ-СТАЖ в ПФР (или сразу после, не затягивая по срокам).
Как и в прошлом году, по итогам сдачи СЗВ-СТАЖ, ПФ и ФНС России в рамках и по каналам межведомственного электронного взаимодействия проведут сверку сведений, содержащихся в представленных отчетах по форме СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М и расчетах по страховым взносам.
При выявлении расхождений в данных между РСВ, СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М Пенсионный фонд и налоговые органы выставят требования о внесении необходимых исправлений и представлении скорректированных форм отчетности.
- Для корректировки отчета по форме СЗВ-СТАЖ допускается несколько вариантов исправления. Выбор правильного исправления будет зависеть от ситуации:
- если мы забыли про работника или работников, то представляем отчет по форме СЗВ-СТАЖ с типом "Дополняющая";
- если наоборот, ошибочно включили "лишних" работников, то представляем форму СЗВ-КОРР с типом "Отменяющая";
- при любых других ошибках представляем отчет по форме СЗВ-КОРР с типом "КОРР".
