Текущее информирование малого и микробизнеса (18+)

Об авансовых отчетах руководителя организации-микропредприятия

В организациях-микропредприятиях подотчетные суммы получает как правило руководитель на корпоративную карту. Выдача и использование подотчетных сумм руководителем микропредприятия происходит на основании общих правил, которые справедливы по отношению ко всем работникам, но имеет свои маленькие нюансы.

В организациях-микропредприятиях подотчетные суммы получает как правило руководитель на корпоративную карту. Выдача и использование подотчетных сумм руководителем микропредприятия происходит на основании общих правил, которые справедливы по отношению ко всем работникам, но имеет свои маленькие нюансы

Когда деньги из кассы или с расчетного счета на счет именной корпоративной карты получает под авансовый отчет на административно-хозяйственные нужды сам руководитель, то он вместо заявления на выдачу под отчет издает распоряжение (приказ) о выдаче себе подотчетных сумм (так как он, в отличие от любых других работников, не может написать заявление о предоставлении подотчетных сумм самому себе).

Распоряжение (приказ) полностью заменяет заявление, если содержит все обязательные данные: кому, сколько, на какой срок и каким способом (наличные или безналичные денежные средства) выдаются подотчетные суммы, подпись руководителя и дату.

Желательно еще указать конкретную цель получения подотчетных сумм (хотя это требование не установлено формально).

Распоряжение (приказ) о получении подотчетных сумм руководителем организации-микропредприятия может быть составлено в произвольной форме.


Руководитель, как и любой другой работник, на момент получения аванса под отчет, не должен иметь задолженности по предыдущим полученным авансам подотчетных сумм.

То есть, по всем ранее выданным авансам руководителем должны быть составлены и утверждены авансовые отчеты с приложением оправдательных документов и произведены расчеты (в случае неиспользованного остатка подотчетных сумм они должны быть возвращены на расчетный счет организации или в кассу организации; а в случае перерасхода подотчетных сумм - сумма перерасхода должна быть выплачена руководителю "под ноль").


С помощью корпоративной карты можно производить операции получения наличных денежных средств для расчетов, связанных с деятельностью микропредприятия, а также оплачивать хозяйственные покупки, командировочные и представительские расходы.

Руководитель микропредприятия как держатель карты вправе снимать с карты в банкомате наличные денежные средства.

Однако, снятие наличных через банкомат не является кассовой операцией и, как следствие, обналиченные суммы не относятся к выдаче под отчет. Обналиченные суммы должны быть оприходованы по кассе организации.

А вот платежи по корпоративной карте за товары и услуги считаются использованием подотчетных сумм держателем карты.


    При использовании подотчетных сумм, в том числе при оплате с корпоративной карты, руководитель микропредприятия соблюдает правила, установленные для всех подотчетных лиц:
  1. составляет и сразу утверждает авансовый отчет по израсходованным им суммам (за исключением сумм, обналиченных через банкомат) с приложением оправдательных документов (кассовых чеков, квитанций и так далее) в течение трех дней после окончания срока, на который были выданы подотчетные суммы согласно распоряжению (приказу);
  2. проверяет комплект первичных документов, прилагаемых к авансовому отчету, на правильность оформления.

Независимо от способа использования подотчетных средств (наличными или по корпоративной карте), процедура заполнения авансового отчета не меняется.

  • Правила выдачи подотчетных сумм и предоставления отчетности по использованию подотчетных сумм установлены Центрального банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства"

К авансовому отчету могут быть приложены любые документы, но только при условии, если эти документы подтверждают не только факт оплаты товаров или услуг, но и факт их получения.

В связи с повсеместным распространением кассовой техники нового поколения (онлайновых касс), основным и универсальным видом оправдательных документов для составления авансового отчета является кассовый чек.

Обязательные реквизиты кассового чека теперь проверяются автоматически в формате, установленном налоговыми органами, что обеспечивает контроль легальности документов, подтверждающих оплату.

Обязательным элементом нового кассового чека является QR-код, благодаря которому любой покупатель может проверить кассовый чек на достоверность произведенных покупок.

    Кассовый чек должен содержать следующие обязательные реквизиты:
  1. дату, время и место (адрес) осуществления расчета;
  2. порядковый номер за смену;
  3. название продавца (наименование организации или фамилию, имя, отчество индивидуального предпринимателя);
  4. ИНН продавца;
  5. применяемую при расчете систему налогообложения;
  6. признак расчета ("приход" - при получении средств от покупателя; "возврат прихода" - при возврате средств покупателю; "расход" - при выдаче средств покупателю; "возврат расхода" - при получении средств от покупателя, выданных ему);
  7. наименование товаров, работ, услуг, платежа, выплаты, их количество, цена за единицу с учетом скидок и наценок, стоимость с учетом скидок и наценок, с указанием ставки налога на добавленную стоимость;
  8. форму расчета (наличные денежные средства и (или) электронные средства платежа), а также сумму оплаты наличными денежными средствами и (или) электронными средствами платежа;
  9. должность и фамилия лица, осуществившего расчет с покупателем, оформившего кассовый чек или бланк строгой отчетности и выдавшего (передавшего) его покупателю;
  10. регистрационный номер контрольно-кассовой техники;
  11. заводской номер экземпляра модели фискального накопителя;
  12. фискальный признак документа;
  13. адрес сайта уполномоченного органа в сети интернет, на котором может быть осуществлена проверка факта записи этого расчета и подлинности фискального признака;
  14. абонентский номер либо адрес электронной почты покупателя в случае передачи ему кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме;
  15. адрес электронной почты отправителя кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме в случае передачи покупателю (клиенту) кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме;
  16. порядковый номер фискального документа;
  17. номер смены;
  18. фискальный признак сообщения.

Для составления авансового отчета можно использовать как бланк унифицированной формы АО-1, утвержденный постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55, который был обязательным до 2013 года, так и собственную форму авансового отчета, утвержденную в организации-микропредприятии.

Собственные формы должны быть разработаны с соблюдением первичных документов и утверждены в локальном положении об учетной политике в организации.

Другие публикации на эту тему: