О присвоении служебной информации статуса коммерческой тайны

В соответствии с федеральным законом о коммерческой тайне, меры по охране конфиденциальности информации признаются достаточными, если:

• исключается доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, любых лиц без согласия ее обладателя;
• обеспечивается возможность использования информации, составляющей коммерческую тайну, работниками и передачи ее контрагентам без нарушения режима коммерческой тайны.

Режим коммерческой тайны считается установленным после того, как обладатель информации принял меры, указанные в пункте 1 статьи 10 федерального закона о коммерческой тайне, а именно:

1. определил перечень информации, составляющей коммерческую тайну;
2. установил отношения по использованию информации, составляющей коммерческую тайну, с работниками – на основании трудовых договоров и контрагентами – на основании гражданско-правовых договоров;
3. ограничил доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, путем установления порядка обращения с этой информацией и контроля за соблюдением такого порядка;
4. провел учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и (или) лиц, которым такая информация была предоставлена или передана;
5. нанес на материальные носители, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну (или включил в состав реквизитов документов, содержащих такую информацию), гриф «Коммерческая тайна» с указанием обладателя такой информации

Обладателями информации, составляющей коммерческую тайну, могут являться:
• юридические лица - коммерческие организации;
• индивидуальные предприниматели.

К информации, составляющей коммерческую тайну, могут относиться любые сведения организационного, производственно- технического, экономического и другого характера, в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к которым у третьих лиц нет свободного доступа.

В перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, нельзя включать общедоступные сведения типа юридического адреса или учредительных документов, а также:

1. о лицах, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица;
2. о численности и составе работников;
3. о задолженности работодателей по выплате зарплаты и по иным социальным выплатам;
4. о задолженности по налогам и сборам;
5. о загрязнении окружающей среды;
6. о нарушениях законодательства России и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений.

Полный перечень сведений, которые нельзя указывать в качестве информации, составляющей коммерческую тайну, приведен в статье 5 федерального закона о коммерческой тайне.

Кроме того, нельзя отнести к коммерческой тайне сведения, которые обладатель информации обязан раскрывать либо ограничивать доступ к которым прямо запрещено другими федеральными законами.

К таким сведениям, к примеру, относится информация, которую продавец обязан предоставить покупателю о товаре, работах, услугах и так далее.

Режим охраны коммерческой тайны определяется в локальном акте - Положении о коммерческой тайне, которое утверждается руководителем организации или ИП.

Условия о сохранении коммерческой тайны можно включить в трудовой договор. Трудовой кодекс РФ прямо разрешает это сделать в статье 57.

В каждую должностную инструкцию можно включить пункт следующего содержания:

Работник обязан соблюдать правила работы с конфиденциальной информацией, не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну работодателя, иную конфиденциальную информацию, ставшую известной в связи с выполнением должностных обязанностей.

В разделе должностной инструкции об ответственности работника будет нелишним указать меру ответственности:

Работник несет ответственность в пределах, установленных действующим законодательством, за разглашение информации, составляющей коммерческую тайну.

С Положением о коммерческой тайне необходимо ознакомить работников под подпись.

Но помимо самой подписи, важно, чтобы работник собственноручно проставил дату ознакомления с документом.

Иначе в случае возникновения спорной ситуации работник сможет заявить, что подписал Положение о коммерческой тайне позже срока, когда имел место факт разглашения информации.

Кроме того, в случае судебного спора большее количество текста, написанного собственноручно, поможет доказать, что этот текст написан именно самим сотрудником.

Доступ работника к информации, составляющей коммерческую тайну, осуществляется с его согласия, если это не предусмотрено его трудовыми обязанностями.

Однако доступ к информации может быть предоставлен не только лицам, связанными трудовыми отношениями с обладателем информации.

Для контрагентов по гражданским договорам, в том числе заключенным с физическими лицами, допускается внесение условий о сохранении коммерческой тайны как непосредственно в эти договора, так и путем заключения дополнительного соглашения о неразглашении коммерческой тайны.

Всю конфиденциальную информацию, составляющую коммерческую тайну, по содержанию можно разделить на три блока:

1. сведения о деятельности;
2. сведения о работниках по трудовым договорам;
3. сведения о контрагентах по гражданским договорам.

Состав сведений, относящихся к конфиденциальной информации, на которые можно распространить режим коммерческой тайны, может быть следующим (характерно для субъектов малого и микробизнеса):

• Сведения о порядке и состоянии организации охраны, пропускном режиме, системе охранной сигнализации
• Сведения о квалификационном составе персонала
• Кадровые документы, содержащие персональные данные работников, в том числе штатное расписание
• Сведения о заработной плате работников и удержаниях из заработной платы
• Сведения о запасах сырья, материалов, комплектующих и готовой продукции
• Сведения об обороте денежных средств
• Сведения о первичных бухгалтерских документах
• Сведения о состоянии банковских счетов и производимых по счетам финансовых операциях
• Сведения об уровне рентабельности отдельных видов продукции
• Сведения о номенклатуре и объемах приобретаемых у поставщиков товаров, продукции, услуг
• Сведения об отдельных договорах (контрактах, соглашениях) и их положениях
• Сведения о подготовке и результатах проведения переговоров с деловыми партнерами
• Сведения о составе затрат на производство отдельных видов продукции
• Сведения о подготовке к участию в торгах, аукционах и их результатах
• Сведения об особенностях используемых и разрабатываемых технологий и специфике их применения
• иные сведения.