Текущее информирование малого и микробизнеса (18+)

О проверке подлинности трудовой книжки

В европейских странах трудовые книжки давно перестали существовать в принципе, их заменили электронные базы данных пенсионных фондов.

У нас переход на трудовые книжки в электронном виде планируется с 2020 года, причем о полной отмене трудовых книжек на бумажных носителях речи пока не идет - к этому не готовы ни работники, ни работодатели.

В европейских странах трудовые книжки давно перестали существовать в принципе, их заменили электронные базы данных пенсионных фондов. У нас переход на трудовые книжки в электронном виде планируется с 2020 года, причем о полной отмене трудовых книжек на бумажных носителях речи пока не идет -  к этому не готовы ни работники, ни работодатели

Сейчас трудовые книжки работников являются основным и по сути единственным источником информации о занятости населения.

С 2020 года в рамках перевода трудовых книжек в электронный вид работодателям придется ежемесячно отчитываться в ПФР о приеме-переводе и увольнении работников и, таким образом, в общероссийской базе данных персонифицированного учета будут формироваться файлы трудовых книжек работников в электронном виде.

С 2021 года отчитываться в ПФР по движению штатных работников придется не позднее следующего рабочего дня после приема нового работника на работу или увольнения.

Как в бумажном, так и в электронном виде суть трудовой книжки не меняется - это главный документ каждого работающего человека в нашей стране.

В связи с предстоящим переводом трудовых книжек в электронный вид и формированием централизованной общероссийской базы сведений о занятости населения становится актуальным вопрос о проверке работодателями подлинности трудовых книжек на бумажных носителях при приеме работников.

Тем более, что в течение некоторого времени сохранится действующий порядок ведения и хранения трудовых книжек и поначалу отказ работника от традиционной формы трудовой книжки будет добровольным.

Для проверки подлинности трудовой книжки работника, принимаемого на работу, следует оценить ее внешний вид, сравнить дату оформления и серию с годом выпуска, проверить правильность заполнения.

Внешний вид трудовой книжки

При визуальном осмотре проверяем, отвечает ли трудовая книжка следующим требованиям:

  1. на обложке изображен герб России и есть надпись «ТРУДОВАЯ КНИЖКА»;
  2. книжка изготовлена на специальной бумаге с химзащитой и двухтоновым водяным знаком «ТК», который видно на просвет;
  3. все страницы имеют сквозную нумерацию;
  4. светящаяся в ультрафиолете надпись «ТРУДОВАЯ КНИЖКА» расположена на каждой странице;
  5. серия и номер внутри книжки одни и те же на всех страницах;
  6. на обороте указано, что изготовитель — типография Гознака

Эти требования обязательны для трудовых книжек, выпущенных после 2004 года и установлены приказом министерства финансов 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках».

Сравнение даты оформления и серии с годом выпуска трудовой книжки

Если работник принес трудовую книжку, выпущенную до 2004 года, то необходимо сверить серию и год выпуска.

Дата оформления трудовой книжки работнику не должна быть раньше года выпуска самой книжки. (К примеру, не может быть, чтобы книжка была оформлена в 2006 году, а выпущена только в 2010 году.)

Также проверяем соответствие серии книжки и года ее выпуска. В таблице приведены серии трудовых книжек, которые выпускали в России (СССР) в период с 1974 года.

Год выпуска трудовой книжки Серия трудовой книжки
1974–1976 АТ-I, БТ-I
1977–1979 АТ-II, БТ-I
1980–1982 АТ-III, БТ-I
1983–1985 АТ-IV, БТ-I
1986–1989 АТ-V, БТ-II
1990–1992 АТ-VI, БТ-II
1993–1997 АТ-VII
1997–2000 АТ-VIII
2001–2003 АТ-IX
2003 АТ-X
2004–2005 ТК
2006–2007 TK-I
2008 — июнь 2010 TK-II
июнь 2010 — 2012 TK-III
2013–2014 TK-IV
2015 TK-V

Допустимы расхождения серии и года выпуска в один год.

Анализ порядка заполнения трудовой книжки

Проверяем записи в трудовой книжке, которые должны быть оформлены в соответствии с по заполнению трудовых книжек. Обращаем внимание на то, что:

  • на титульном листе трудовой книжки стоит подпись лица, заполнившего документ и четкая печать работодателя. Если книжка выдана работодателем после 07.04.2015, то печати может не быть;
  • записи оформлены без зачеркиваний, подчисток, использования корректора;
  • формулировки о приеме на работу, переводе, увольнении соответствуют трудовому законодательству;
  • в записях нет орфографических ошибок.

В случае выявления несоответствий по итогам проверки трудовой книжки на подлинность, нам стоит выяснить, известно ли об этом самому работнику.

Если работник не знал о проблемах со своей трудовой книжкой, то разрешать ситуацию придется с прежним работодателем, который занимался оформлением документа.

    Если в трудовой книжке содержатся недействительные записи, то - в зависимости от обстоятельст - допускается:
  1. исправление некорректных сведений;
  2. оформление дубликата трудовой книжки.

Если же очевидно, что в подделке сведений в трудовой книжке виновен сам работник, то работодатель вправе обратиться в трудовую инспекцию или даже в прокуратуру.

Другие публикации на эту тему: