О трудовых книжках в электронном виде

Трудовая книжка в электронном виде

С 1 января 2020 года вводится цифровой формат трудовой книжки, позволяющий обеспечить работникам постоянный и удобный доступ к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям - новые возможности кадрового учета.

Переход к цифрому формату трудовой книжки сугубо добровольный со стороны работников, что позволяет сохранить бумажную версию трудовой книжки столько, сколько нам это необходимо.

Однако, с 2021 года тем работникам, кто устроится на работу по трудовому договору впервые, трудовые книжки будут вестись изначально уже в электронном виде, без оформления на бумажных носителях.

Таким образом, у тех из нас, у кого уже есть трудовая книжка, ее можно продолжать заполнять и хранить у работодателя. Одновременно сведения о нашем приеме-переводе-увольнении будут накапливаться и храниться в электронном виде в Пенсионном фонде России, начиная с последнего кадрового события, имевшим место на начало 2020 года.

У кого же в следующем году не будет на руках трудовой книжки, то ее оформлять и не будут, все сведения будут храниться исключительно в цифровом формате на серверах Пенсионного фонда России.

Доступ к сведениям о трудовой деятельности человека

Сведения о трудовой деятельности человека доступны в личном кабинете на портале госуслуг. То есть посмотреть сведения можно только о себе.

Если нам понадобится представить эти сведения при трудоустройстве к другому работодателю, то нам нужно будет скачать Выписку из электронной трудовой книжки по форме «Сведения о трудовой деятельности, представляемые из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации (СТД-ПФР)» в личном кабинете на портале госуслуг.

Выписка из электронной трудовой книжки о трудовой деятельности человека предоставляется за период, начиная с 2020 года.

Выписка из электронной трудовой книжки будет подписана электронной подписью сотрудника Пенсионного фонда России. По юридической значимости такой документ равноценен бумажному. При необходимости электронный документ можно распечатать, отправить по электронной почте и сохранить на внешнем носителе информации.

Передача сведений о трудовой деятельности человека в ПФР

Начиная с января 2020 года все работодатели ежемесячно представляют в территориальные органы Пенсионного фонда России специальный отчет по форме "СЗВ-ТД", который содержит информацию о кадровых событиях в отношение каждого работника: прием-перевод-увольнение за отчетный период (календарный месяц).

Этот отчет является источником информации для формирования записей о трудовой деятельности человека - застрахованного лица в Пенсионном фонде России.

С 26 апреля 2020 года постановлением Правительства РФ № 590 установлены новые сроки представления в Пенсионный фонд сведений о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки работников.

Информация о приеме на работу или увольнении должна передаваться в территориальные органы ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего кадрового приказа или распоряжения.

Новый порядок распространяется на кадровые изменения, произошедшие с 1 апреля. Таким образом, сведения о работниках, которые приняты на работу или уволены с 1 апреля по 26 апреля 2020 года, должны быть переданы в срочном порядке по форме СЗВ-ТД.

В случае других кадровых изменений, например перевода сотрудника на новую должность, или при выборе работником формы трудовой книжки, сохраняются прежние сроки представления отчетности, то есть не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

При представлении указанных сведений в отношении работника впервые работодатель одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного работодателя.

Выбор варианта ведения трудовой книжки

Лицам, работающим по трудовым договорам, до 31.12.2020 года включительно необходимо подать письменное заявление работодателю в произвольной форме о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки.

Работники, выбравшие дальнейшее ведение трудовой книжки в электронном виде, получают от работодателя бумажную трудовую на руки с соответствующей записью о сделанном выборе.

Бумажная трудовая книжка при этом не теряет своей силы. Ее необходимо сохранять, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии фиксируются только сведения о трудовой деятельности человека, начиная с 2020 года.

При выборе работником варианта с продолжением ведения бумажной трудовой книжки, работодатель обязан продолжить вносить записи о трудовой деятельности также в бумажную версию трудовой книжки, наряду с предоставлением отчета в ПФР по форме СЗВ-ТД для формирования записей в цифровой формат трудовой книжки

Для работников, которые не подадут заявление в течение 2020 года, несмотря на то, что они трудоустроены, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге с одновременной передачей данных о кадровых событиях в ПФР.