Трудовая книжка в электронном виде

СЗВ-ТД — это важный отчет для каждого работодателя, использующего наемный труд работников по трудовым договорам. Предоставление этого отчета в Пенсионный фонд связано с переводом трудовых книжек в электронный вид.

Фактически трудовые книжки работников в электронном виде сейчас ведет Пенсионный фонд России, а делает он это на основании сведений, получаемых от работодателей по форме СЗВ-ТД по каждому кадровому событию в отношение каждого отдельного работника:

  1. Прием на работу
  2. Получение от работника заявления о способе ведения его трудовой книжки (на бумажном носителе или в электронном виде)
  3. Перевод на другую постоянную работу (сведения о временных переводах не предоставляются)
  4. Получение работником второй или последующей профессии, специальности или иной квалификации (в случае повышения квалификационного уровня работником)
  5. Изменение наименования или организационно-правовой формы работодателя
  6. Судебного решения, не позволяющего работнику занимать определенную должность
  7. Увольнение

(Записи в электронной трудовой книжке доступны каждому работнику через личный кабинет застрахованного лица на официальном сайте ПФР или в личном кабинете на портале госуслуг, в том числе через соответствующие мобильные приложения для смартфонов.)

Чтобы записи в анналах ПФР по каждому работнику были верны, от работодателя требуется своевременное предоставление точных сведений, поэтому правила заполнения этих сведений максимально формализованы по набору показателей и их значений и регламентированы по срокам предоставления.

На каждого работника работодатель заполняет отдельную форму СЗВ-ТД (на бумажном носителе или файлом в формате .xml разметки).

В случае трудоустройства или увольнения работника сведения по форме СЗВ-ТД предоставляются работодателем не позднее следующего дня, когда произошло документальное оформление приема на работу или увольнения.

В других случаях форма СЗВ-ТД предоставляется при наличии кадровых событий не позднее 15 числа месяца, следующего за тем месяцем, в котором произошли кадровые события.


Если же в течение месяца никаких кадровых изменений у работодателя не происходило (на работу никого не приняли, не уволили, не переводили на другую работу, а работники не повышали свою профессиональную квалификацию и не подавали заявлений о выборе способа ведения трудовой книжки), то предоставлять форму СЗВ-ТД в ПФР не нужно.

Изменения в отчете СЗВ-ТД с 01.08.2021 года

  • В шапке отчетной формы появился отдельный набор данных "Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь" для заполнения данных о предыдущем работодателе, если он снят с учёта, а работодатель, сдающий отчет, является его правопреемником.


  • Из шапки отчета удален показатель отчетного периода за который предоставлялся отчет. Теперь работодателям придется внимательно следить за кадровыми событиями, происшедшими в течение месяца, которые включаются в "плановую" сдачу отчета по итогам месяца.
  • В табличной части специально для учета северного стажа введен отдельный столбец. Заполнить его несложно, указав соответствующие коды (РКС или МКС) в случаях, когда работник трудился в районах Крайнего Севера или в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера. (Во всех остальных случаях значение этого показателя просто не заполняется.)


  • Показатель кода выполняемой функции указывать придется всем работодателям без исключения. Значение кода следует выбирать из , указывая пять цифровых знаков в формате "ХХХХ.Х", где:
    1. первые четыре знака - код наименования группы занятий в Общероссийском классификаторе занятий;
    2. пятый знак - контрольное число кода группы из того же классификатора.


Код выполняемой функции из Общероссийского классификатора занятий

Больше всего вопросов возникает при заполнении столбца "Код выполняемой функции".

Ранее этот код заполнялся только тогда, когда работодатель применял профстандарты, но с 1 августа 2021 года этот столбец должны заполнять все работодатели. Без исключения.

В отсутствуют названия конкретных должностей или профессий, здесь представлены только виды занятий. Поэтому для каждого работника придется подбирать отдельный код из классификатора.

Следовательно, выбирать код занятий необходимо по фактически выполняемым работником обязанностям, а не по названию должности в Штатном расписании работодателя.

Поиск нужного кода из классификатора — занятие нудное и трудоемкое, требующее затрат времени и внимания, тогда как отчет СЗВ-ТД при трудоустройстве или увольнении работника нужно отправлять не позднее следующего дня после совершения кадрового события.

В связи с этим рекомендуется заранее добавить коды выполняемых функций из в Штатное расписание в поле примечания к должностям с тем, чтобы пользоваться им в качестве локального справочника при заполнении форм СЗВ-ТД.

  • Штатное расписание - это локальный акт работодателя, содержащий должностной перечень работников в разрезе структурных подразделений с указанием количества штатных единиц, тарифной ставки (оклада), надбавок, размера фонда оплаты труда.

    Штатное расписание составляется, как правило, по унифицированной

Как определить код для каждой должности в Штатном расписании из Общероссийского классификатора занятий

Ознакомиться с содержанием Общероссийского классификатора занятий для общего представления лучше всего с помощью его на сайте профстандартов профильного министерства труда и соцзащиты РФ, позволяющей фильтровать и просматривать виды занятий по разделам.

Классификатор занятий содержит 10 основных разделов:

  1. Руководители
  2. Специалисты высшего уровня квалификации
  3. Специалисты среднего уровня квалификации
  4. Служащие, занятые подготовкой и оформлением документации, учетом и обслуживанием
  5. Работники сферы обслуживания и торговли, охраны граждан и собственности
  6. Квалифицированные работники сельского и лесного хозяйства, рыбоводства и рыболовства
  7. Квалифицированные рабочие промышленности, строительства, транспорта и рабочие родственных занятий
  8. Операторы производственных установок и машин, сборщики и водители
  9. Неквалифицированные рабочие
  10. Военнослужащие

(При выборе одного из разделов выпадает список всех занятий, включенных в этот раздел.)


А вот для того, чтобы непосредственно присвоить код занятий должностям из Штатного расписания, в том числе с целью дальнейшего указания кода по работникам, замещающим эти должности в отчете СЗВ-ТД, лучше воспользоваться специализированным сервисом от справочно-информационной службы "ГАРАНТ":

Сервис настолько простой и удобный, что нам не составит никакого труда им воспользоваться и правильно присвоить код занятий в требуемом формате XXXX.X

При вводе в поисковое поле сервиса названия профессии, нам будет предоставлен осмысленный список наиболее подходящих значений занятий с соответствующим кодом, из которого мы уже самостоятельно сможем выбрать наиболее подходящий, ознакомившись по ссылке с более подробным содержанием того или иного вида занятия.

По каким работникам представлять сведения по форме СЗВ-ТД?

По всем работникам, работающим на основании заключенных трудовых договоров, включая совместителей, удаленщиков и надомников, независимо от того, как ведется их трудовая книжка (на бумаге или электронно), если с ними произошли кадровые события у работодателя (прием, перевод, увольнение, повышение профессиональной квалификации и так далее).

В каких случаях форма СЗВ-ТД не сдается?

Только в одном случае: если никаких кадровых изменений у работодателя не происходит.

Что делать, если в новой форме будет допущена ошибка?

Если в отчете код выполняемой функции будет пропущен (не указан), то такой отчет ПФР может не принять, поскольку в нем нет всей необходимой информации. Поэтому так или иначе придется найти код в Классификаторе, дополнить отчет и сдать его еще раз.

Если код указан неверный, то пока проверки правильности указания кода нет. Проверяется только само наличие кода в формате из 5 цифр. Но очевидно, что со временем методика проверки правильности указания кода из Общероссийского Классификатора занятий по отношению к должности появится и ставить код "от балды" не получится.

Если отчет не предоставлен в установленные сроки, в отчете представлены неполные сведения или в отчет включены недостоверные данные (за исключением кода выполняемой функции), то работодателю грозит предупреждение или штраф до 500 руб.

Как работник может проверить сведения, которые подает на него работодатель по форме СЗВ-ТД, в том числе какой код выполняемой функции присвоен его должности?

Сведения о трудовой деятельности человека, включающие кадровые события, предоставляются по запросу работника по форме СТД-ПФР:



В личном кабинете гражданина на официальном сайте ПФР можно предварительно заказать предоставление этого документа, см.

Сведения о кадровых событиях за июль-2021 года, предоставляемые в ПФР в августе-2021, следует подавать уже по новой форме СЗВ-ТД?

Да.

(В зависимости от кадрового события, форма СЗВ-ТД предоставляется либо на следующий день (прием, увольнение), либо по окончанию месяца (по всем другим кадровым событиям).)

Можно ли сдать отчет СЗВ-ТД по новой форме на бумажном носителе?

Да, но только в том случае, если у работодателя трудятся не более 25 человек. При этом у такого работодателя сохраняется возможность предоставлять отчет и в электронном виде.

Если у работодателя работают более 25 работников, то отчет предоставляется только в электронном виде.