Актуально на сегодня,

Как передать бухгалтерию на аутсорсинг?


Передача ведения бухгалтерского учета, формирования и сдачи отчетности на аутсорсинг предполагает заключение не трудового договора с бухгалтером, а гражданско-правового договора со специализированной бухгалтерской фирмой или с ИП или с профессиональным бухгалтером, действующим на условиях самозанятости.

Передача бухгалтерии на аутсорсинг всегда вызывает вопросы организационного характера и порядка взаимодействия между заказчиком и исполнителем бухгалтерских услуг.

В первую очередь - это вопрос ведения информационной базы организации, поскольку по бухгалтерский учет представляет собой формирование документированной систематизированной информации об объектах бухгалтерского учета, на основе которой - в свою очередь - формируется бухгалтерская (финансовая) отчетность.

Формирование такой информации в настоящее время немыслимо без использования программных средств на базе ПЭВМ.

Вопросы о том, где, на каком компьютере или сервере будет храниться информация обо всех деятельности организации, какое программное обеспечение будет использоваться для непосредственного ведения бухгалтерского учета является первоочередным.

От решения этих вопросов зависит дальнейшая схема взаимодействия между заказчиком и исполнителем бухгалтерских услуг.

Оптимальный вариант бухгалтерского аутсорсинга
для организаций-микропредприятий

Многие бухгалтерские фирмы и бухгалтерские сервисы банков предлагают клиентам воспользоваться собственными платформами ведения бухгалтерского учета с предоставлением удаленного доступа заказчику к соответствующему программному обеспечению.

В качестве программного обеспечения ведения бухгалтерского учета в этом случае используются собственные или сторонние бухгалтерские веб-сервисы банков или удаленный доступ к программе 1С, которая располагается на выделенном сервере в защищенном дата-центре.

Такой вариант является самым оптимальным для организаций, относящихся к категории , так как позволяет сэкономить не только на бухгалтере, но и на приобретении программного обеспечения и его своевременном обновлении и обслуживании.

Оптимальный вариант бухгалтерского аутсорсинга
для организаций малого и среднего предпринимательства

Для малых и средних предприятий передача ведения бухгалтерского учета на аутсорсинг всегда менее актуальна, так как объем учетной работы и время, затрачиваемое на неизбежное взаимодействие с контролирующими органами, требует постоянного присутствия как минимум штатного бухгалтера, а как максимум - зачастую - наличия целой бухгалтерии.

Бухгалтерское сопровождение сторонним исполнителем бухгалтерских услуг в данном случае выгоду принесет незначительную, а вот проблемы организации могут значительно возрасти из-за несвоевременного взаимодействия между заказчиком и исполнителем бухгалтерских услуг, неизбежного в условиях большего объема учетной работы, характерной именно для малых и средних коммерческих предприятий.

Если по каким-то причинам передача бухгалтерии на аутсорсинг видится лучшим решением, то в этом случае оптимальным решением будет вариант, при котором заказчик бухгалтерских услуг приобретает программное обеспечение и предоставляет удаленным доступ исполнителю бухгалтерских услуг.

Организационные вопросы взаимодействия между заказчиком и исполнителем бухгалтерских услуг

К организационным вопросам взаимодействия между заказчиком и исполнителем бухгалтерских услуг относят способы и формы контактирования, формирования и передачи первичных документов.

От исполнителя и заказчика бухгалтерских услуг потребуется в равной степени оперативность реагирования на взаимные запросы. Как это обеспечить, если аутсорсер не имеет своего рабочего места у заказчика?

Электронная переписка по email или через мессенджеры, телефонные переговоры, обращения в чат, если есть такая техническая возможность - все это не гарантирует сколько-нибудь оперативного разрешения проблем, которые могут возникать бесконечно. В этом минус любого аутсорсинга, а бухгалтерского учета - в первую очередь.

Следующий комплекс вопросов связан с формированием, сбором и передачей первичных документов на отражение на счетах бухгалтерского учета:

  • Кто и как будет формировать исходящие первичные документы и следить за их подписанием?
  • Кто будет собирать входящие первичные документы и следить, чтобы они были подписаны?
  • Кто, как и когда будет передавать собранные первичные документы исполнителю бухгалтерских услуг?

Первичные документы - основа бухгалтерского учета, без них никакой учет невозможен. Следить за надлежащим документооборотом непосредственно в офисе организации проще и легче штатному бухгалтеру, нежели аутсорсеру.

В случае передачи бухгалтерии на аутсорсинг всегда возникает очень серьезная проблема постоянной нехватки каких-то документов. Штатному бухгалтеру все-таки проще обеспечить полноту документов, подлежащих отражению на счетах бухгалтерского учета, нежели стороннему исполнителю бухгалтерских услуг.

Чтобы собрать у заказчика все необходимые первичные документы за отчетный период, а также пояснения по тем или иным документам и операциям, стороннему исполнителю бухгалтерских услуг потребуется намного больше времени, чем штатному бухгалтеру. А время - критический ресурс в период отчетной кампании.

Как следствие, обеспечить достоверность отчетности организации аутсорсеру намного сложнее, чем штатному бухгалтеру.

Тем более, что исполнителю бухгалтерских услуг потребуется проверить всю первичку на предмет корректности оформления и соответствия требованиям, предъявляемым к первичным учетным документам и отразить на счетах бухгалтерского учета только корректно составленные первичные документы.

Общая схема передачи бухгалтерии на аутсорсинг

В общих чертах процесс передачи бухгалтерии на аутсорсинг выглядит следующим образом:

  1. Выбор исполнителя бухгалтерских услуг. Это может быть специализированная бухгалтерская или аудиторская фирма или индвивидуальный предприниматель или самозанятое лицо в зависимости от масштабов деятельности организации-заказчика.
  2. Заключение договора на оказание бухгалтерских услуг. В договоре подробно расписывается ответственность заказчика и исполнителя бухгалтерских услуг. Соблюдение этого правила – гарантия долгих лет успешного сотрудничества.
  3. Технические настройки программного обеспечения и автоматизация процесса взаимодействия между заказчиком и исполнителем бухгалтерских услуг.
  4. Как правило, проводится проверка документации и отчетности за предыдущие отчетные периоды.
  5. Выдача доверенности исполнителю бухгалтерских услуг на сдачу регламентированной отчетности в контролирующие органы.

У нас можно получить более подробную консультацию по передачи бухгалтерии организации на аутсорсинг, оставив свои контактные данные.

Наш специалист свяжется с вами по телефону и детально пояснит все возможности бухгалтерского аутсорсинга:

Заказать бесплатную консультацию по телефону

Я согласен (-на) на использование моих контактных данных в соответствии с