21-10-2016

О служебной переписке по электронной почте


Несколько не лишних правил составления электронных писем исходя из опыта деловой переписки по email.


По тому, как мы работаем в почте, как мы оформляем письма, вложения, темы, сразу виден наш уровень.

    Сразу видно, что мы:
  • не умеем работать с файлами,
  • мало компетентны,
  • не в состоянии быстро реагировать на важные вещи.
  • Сразу видно, что с нами не посотрудничаешь.

А по времени отправки писем можно даже предположить, что у отправителя нет личной жизни или он, может быть, даже выпивает.

Да много чего можно увидеть из наших электронных писем, того, чего лучше не знать.

Правило 1. Начинаем составление электронного письма с конца - снизу вверх

Сначала мы прикрепляем файл или файлы вложения.

Важно, чтобы файл был прикреплен в беспроблемном формате типа .doc, .xls или .pdf, которые у всех откроются, отобразятся и смогут быть отредактированы и, если надо, пересохранены.

Если мы не прикрепим свой файл в первую очередь, мы с 50% вероятностью забудем его прикрепить и отправим письмо без вложения.

После вложения мы пишем само сообщение и проверяем его за собой.

Правило 2. Не писать длинных сообщений

Длинное письмо - первый признак, что мы сами не знаем, чего хотим, что у нас в голове перепутаны все мысли, какая-то каша, а времени - стало быть - девать некуда.

Люди дела, за которыми что-то стоит - пишут коротко и по делу. И пишут только тогда, когда им реально надо, а не когда им чисто поделиться или попытать ума.

Правило 3. Пишите грамотно

    Служебные сообщения всегда пишите грамотно:
  1. новое предложение с большой буквы;
  2. абзац с новой строчки;
  3. всё с запятыми и точками на конце;
  4. если мы спрашиваем, то с вопросительными знаками.

Правило 4. Тема письма - понятно и фактографично

В теме должны быть ключевые слова, по которым мы сможем найти любое письмо по поиску, забив туда буквально часть слова на следующий день, через неделю, через месяц или год .

    Тема письма должна обязательно давать понимание: что это?
  1. Задача?
  2. Форс-мажор, который надо срочно решать?
  3. Заявка на оплату?
  4. Документы?
  5. Оперативное согласование?
  6. Согласование в обычном режиме?

Но при этом не надо оставлять одно это слово, типа: Срочное. Или: Договор. Или: Вопрос. Или: Сотрудничество.

Такие темы длинной в одно слово, ничего не значащие, теряются в почте на раз и никогда не находятся.

Правило 5. Адреса получателей

Только когда мы закачали прикрепленный файл, написали все, что хотели в теле письма, заполнили тему, мы вставляем адрес получателя и отправляем.

Если же мы сначала вставляем адрес получателя, а потом всё остальное, то от нас зачастую направо и налево летят обрывочные письма, письма с незавершенной мыслью, письма не с теми людьми в копии, письма без вложений и так далее.

Если нам надо, чтобы письмо получили несколько адресатов, мы вставляем главного для нас адресата по этому вопросу в Кому, а остальных в Копию.

Если мы хотим, чтобы письмо получил ещё кто-то, но не хотим палить его перед другими адресатами - мы вставляем его адрес в Скрытую копию.

Правило 6. Один вопрос - одно письмо

Один вопрос = одно письмо, и в этом письме все данные по вопросу.

Служебная почта - это не чатик, где можно завести одну тему, одно сообщение и писать в этом сообщении все, что в голову придет и грузить документы, и медиапланы, и счета, и новости о наших детях, и фотографии нашего творчества, и ссылки на любимое видео.

Правило 7. Осторожность

Здесь нужно помнить, что любая переписка в интернете, в электронной почте в том числе - заключается в том, что она в любой момент может быть слита в паблик, стать общедоступной, она может быть отнесена к нотариусу и иметь юридическую силу, она может использоваться потом при внутренних расследованиях.

Если мы не хотим, чтобы нам потом было мучительно стыдно и больно, когда кто-нибудь на нервах психанёт и устроит нам разборки из нарезки наших же несдержанных, некомпетентных, откровенно глупых или хамских писем, то не отмораживайтесь в почте и следите за своим языком!

Правило 8. Никаких мессенджеров!

Только электронная почта!

Никаких Телеграмов, Вайберов, ссылок на Гугл Доки и так далее. Все эти мессенджеры - удел блогеров инстаграма, которые кидают сообщения типа "ой-ой! я завтра не смогу, давайте вы это успеете прочитать до сна" и пр.

Также никакого скайпа! Скайп для созвонов. Все рабочие вопросы, отчёты и документы - только по электронной почте!

Веб-интрефейс электронного сообщения перед отправкой

Ссылки на источники информации и документы:





ИНФОРМИРОВАНИЕ МИКРОБИЗНЕСА

Публикации на этом сайте посвящены вопросам, связанным с микропредпринимательской деятельностью ИП и микроорганизаций.

Публикации составляются на основе подборки и обзора открытых (общедоступных) данных органов государственной власти Российской Федерации и Воронежской области, свободно распространяемой информации зарегистрированных СМИ делового характера и справочно-правовых систем в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" с целью удовлетворения потребностей посетителей этого сайта в получении дополнительной специализированной информации, знаний и профессиональных компетенций в сфере микропредпринимательской деятельности.

Публикации на этом сайте не содержат информации, запрещенной в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Новые публикации на сайте
Об уточнении реквизитов платежного документа на перечисление налога, сбора, страхового взноса, пени, штрафа
Об ограничении размера пени суммой недомки по налогу, сбору или страховому взносу
О надзорных каникулах для малого и микробизнеса в 2019-2020 гг.
О застрахованности средств организаций малого и микробизнеса в банках
О налогообложении движимого и недвижимого имущества организаций с 2019 года
О Едином реестре участников закупок (ЕРУЗ) и обязательной регистрации в Единой информационной системе в сфере закупок (ЕИС)
О производственном календаре на 2019 год
О вступлении в силу пенсионных изменений
О переходе на новую ставку НДС
Об электронном сервисе ФНС России "Прозрачный бизнес"
О смене системы налогообложения для микропредприятий
О завершении переходного периода для проведения спецоценки условий труда работников
О расходах на создание и продвижение веб-сайта
О корпоративных банковских картах для работников
О проведении годовой инвентаризации в организациях-микропредприятиях
О стоимости патента для ИП и выплатах по нему
О прямых и косвенных расходах по налогу на прибыль
О фактическом снятии режима налоговой тайны с налогоплательщиков-юридических лиц с 1 декабря 2018 года
О составлении кассовых ордеров при использовании онлайновых касс
О контрольной закупке как способе государственного контроля
+ Показать еще