21-10-2016

О служебной переписке по электронной почте


Несколько не лишних правил составления электронных писем исходя из опыта деловой переписки по email.


По тому, как мы работаем в почте, как мы оформляем письма, вложения, темы, сразу виден наш уровень.

    Сразу видно, что мы:
  • не умеем работать с файлами,
  • мало компетентны,
  • не в состоянии быстро реагировать на важные вещи.
  • Сразу видно, что с нами не посотрудничаешь.

А по времени отправки писем можно даже предположить, что у отправителя нет личной жизни или он, может быть, даже выпивает.

Да много чего можно увидеть из наших электронных писем, того, чего лучше не знать.

Правило 1. Начинаем составление электронного письма с конца - снизу вверх

Сначала мы прикрепляем файл или файлы вложения.

Важно, чтобы файл был прикреплен в беспроблемном формате типа .doc, .xls или .pdf, которые у всех откроются, отобразятся и смогут быть отредактированы и, если надо, пересохранены.

Если мы не прикрепим свой файл в первую очередь, мы с 50% вероятностью забудем его прикрепить и отправим письмо без вложения.

После вложения мы пишем само сообщение и проверяем его за собой.

Правило 2. Не писать длинных сообщений

Длинное письмо - первый признак, что мы сами не знаем, чего хотим, что у нас в голове перепутаны все мысли, какая-то каша, а времени - стало быть - девать некуда.

Люди дела, за которыми что-то стоит - пишут коротко и по делу. И пишут только тогда, когда им реально надо, а не когда им чисто поделиться или попытать ума.

Правило 3. Пишите грамотно

    Служебные сообщения всегда пишите грамотно:
  1. новое предложение с большой буквы;
  2. абзац с новой строчки;
  3. всё с запятыми и точками на конце;
  4. если мы спрашиваем, то с вопросительными знаками.

Правило 4. Тема письма - понятно и фактографично

В теме должны быть ключевые слова, по которым мы сможем найти любое письмо по поиску, забив туда буквально часть слова на следующий день, через неделю, через месяц или год .

    Тема письма должна обязательно давать понимание: что это?
  1. Задача?
  2. Форс-мажор, который надо срочно решать?
  3. Заявка на оплату?
  4. Документы?
  5. Оперативное согласование?
  6. Согласование в обычном режиме?

Но при этом не надо оставлять одно это слово, типа: Срочное. Или: Договор. Или: Вопрос. Или: Сотрудничество.

Такие темы длинной в одно слово, ничего не значащие, теряются в почте на раз и никогда не находятся.

Правило 5. Адреса получателей

Только когда мы закачали прикрепленный файл, написали все, что хотели в теле письма, заполнили тему, мы вставляем адрес получателя и отправляем.

Если же мы сначала вставляем адрес получателя, а потом всё остальное, то от нас зачастую направо и налево летят обрывочные письма, письма с незавершенной мыслью, письма не с теми людьми в копии, письма без вложений и так далее.

Если нам надо, чтобы письмо получили несколько адресатов, мы вставляем главного для нас адресата по этому вопросу в Кому, а остальных в Копию.

Если мы хотим, чтобы письмо получил ещё кто-то, но не хотим палить его перед другими адресатами - мы вставляем его адрес в Скрытую копию.

Правило 6. Один вопрос - одно письмо

Один вопрос = одно письмо, и в этом письме все данные по вопросу.

Служебная почта - это не чатик, где можно завести одну тему, одно сообщение и писать в этом сообщении все, что в голову придет и грузить документы, и медиапланы, и счета, и новости о наших детях, и фотографии нашего творчества, и ссылки на любимое видео.

Правило 7. Осторожность

Здесь нужно помнить, что любая переписка в интернете, в электронной почте в том числе - заключается в том, что она в любой момент может быть слита в паблик, стать общедоступной, она может быть отнесена к нотариусу и иметь юридическую силу, она может использоваться потом при внутренних расследованиях.

Если мы не хотим, чтобы нам потом было мучительно стыдно и больно, когда кто-нибудь на нервах психанёт и устроит нам разборки из нарезки наших же несдержанных, некомпетентных, откровенно глупых или хамских писем, то не отмораживайтесь в почте и следите за своим языком!

Правило 8. Никаких мессенджеров!

Только электронная почта!

Никаких Телеграмов, Вайберов, ссылок на Гугл Доки и так далее. Все эти мессенджеры - удел блогеров инстаграма, которые кидают сообщения типа "ой-ой! я завтра не смогу, давайте вы это успеете прочитать до сна" и пр.

Также никакого скайпа! Скайп для созвонов. Все рабочие вопросы, отчёты и документы - только по электронной почте!

Веб-интрефейс электронного сообщения перед отправкой

Ссылки на источники информации и документы:





ИНФОРМИРОВАНИЕ МИКРОБИЗНЕСА

Публикации на этом сайте посвящены вопросам, связанным с микропредпринимательской деятельностью ИП и микроорганизаций.

Публикации составляются на основе подборки и обзора открытых (общедоступных) данных органов государственной власти Российской Федерации и Воронежской области, свободно распространяемой информации зарегистрированных СМИ делового характера и справочно-правовых систем в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" с целью удовлетворения потребностей посетителей этого сайта в получении дополнительной специализированной информации, знаний и профессиональных компетенций в сфере микропредпринимательской деятельности.

Публикации на этом сайте не содержат информации, запрещенной в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Новые публикации на сайте
Об отражении в учете микропредприятий операций участия в госзакупках
О доказывании налоговым органом фиктивного документооборота с микропредприятием
О банках, испытывающих сложности
О неиспользованных отпусках
О получении и обработке больничных листов в электронном виде
О приеме или переводе на работу на полставки
О последствиях выставления счета-фактуры на упрощенном режиме налогообложения
Об опасности оформления бизнеса на равных
О взыскании налоговой задолженности
О вариантах передачи кассового чека покупателю при безналичных расчетах
О предпочтении уплатить больше налог на прибыль, чем увеличить расходы на оплату труда
О восстановлении бухгалтерского учета в организациях-микропредприятиях
О получении справки по форме 2-НДФЛ в личном кабинете налогоплательщика
О предоставлении документов и сведений по встречной проверке контрагентов
О возможности перевода заключения трудовых договоров на принцип смарт-контрактов
Об отчете в центр занятости населения о работниках предпенсионного возраста
О банковских счетах для микропредприятий
Об ответственности работодателя в связи с повышением пенсионного возраста
О Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния (ЕГР ЗАГС)
О раскрытии отчетных данных налогоплательщиков - юридических лиц на сайте ФНС России
+ Показать еще