Бухгалтеры, да и сами руководители микропредприятий часто спрашивают: обязательно ли распечатывать и хранить на бумажных носителях банковские выписки и исполненные банком платежные документы (платежные, инкассовые поручения, банковские ордера)?
Ведь на эту работу приходится тратить время, да и силы - сидеть не только распечатывать, но и архивировать документы (сортировать по хронологии, дыроколить, складывать и скреплять в папки). Тогда как система электронного банкинга (e'bank) представляет сама собой отличное электронное хранилище наших платежных документов и предоставляет доступную возможность практически в любое время запросить выписки по банковским счетам за любой период.
Но проблема в том, что банк может реорганизоваться или сменить программное обеспечение. В таких случаях все данные или их часть могут запросто стать недоступными.
Более того, у банка могут внезапно отозвать лицензию. Тогда мы вообще не сможем получить доступ к нашим платежкам и выпискам.
В тоже время в письме-разъяснении министерства финансов РФ от 06.12.2016 года, № 03-11-06/2/72657 говорится, что электронный первичный документ, который подписан электронной подписью, может подтверждать налоговый учет, в том числе расходы. Распечатывать его на бумагу не обязательно.
В системе e'bank исполненные банком платежные поручения подписаны, как правило, электронной подписью банка и содержат в файле электронного документа соответствующую отметку.
Файлы банковских выписок, как правило, не подписываются электронной подписью банка, но они и не являются первичными документами в смысле требований законодательства о бухгалтерском учете.
Конечно, возникает большой соблазн отказаться от практики распечатки банковских документов и их архивирования в бумажный архив и ограничиться сохранением файлов платежных документов, в том числе банковских выписок по периодам в организованный на локальном компьютере электронный архив и распечатывать при необходимости, например, при запросе налогового органа.
В связи с этим, если нет времени и желания распечатывать и архивировать банковские выписки с платежными документами следует убедиться, что файлы платежных документов, исполненные банком, подписаны электронной подписью банка. В этом случае мы можем позволить себе сохранять на свой компьютер только файлы платежных документов и банковских выписок, не распечатывая их на бумажный носитель.
В противном случае безопаснее все-таки распечатывать и архивировать банковские выписки с приложением к ним платежных документов.
В любом случае нам следует помнить, что все первичные документы, включая банковские, следует хранить пять лет.
