07-06-2017

О новом формате основных первичных документов с 1 июля 2017 года


С 1 июля 2017 года отменяются старые форматы актов и накладных и счетов-фактур. Вместо них следует использовать новые форматы для актов и накладных, утвержденные приказами ФНС России от 30.11.2015, а также универсальный передаточный документ.


Развитие электронного документооборота идет полным ходом. Большинство организаций, в том числе микропредприятий, уже давно представляют свою отчётность исключительно в электронном виде и не могут отрицать эффективности и экономичности данного способа. Однако, останавливаться на этом не стоит - следующим этапом является оптимизация работы с первичными документами, предусматривающая в том числе налаживание процесса не только передачи в контролирующие органы первичных документов в электронном виде в рамках надзорных мероприятий, но и обмен электронными документами между контрагентами.

Как известно, нормы истребования налоговым органом документов у налогоплательщиков установлены в статье 93 Налогового кодекса РФ, которые относятся к любому контрагенту или иному лицу, располагающим документами (информацией), касающимися деятельности проверяемого лица.

Если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронной форме, то налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, либо через личный кабинет налогоплательщика. Но при том условии, что представление документов в электронной форме допускается только в том случае, когда они составлены по форматам, утвержденным ФНС России.

Одновременно допускается, что мы может обмениваться со своими контрагентами электронными документами по иным форматам, отличным от тех, которые утверждены ФНС России. Однако, в этих форматах мы не сможем представить документы в налоговую инспекцию по её требованию, их попросту не примут.

Соответственно, электронные документы, составленные по форматам, отличным от форматов ФНС России, будут представляться в случае их истребования налоговым органом в виде отсканированных копий с бумажных носителей, заверенных нашей электронной подписью.

Чтобы не делать двойной работы и избежать различных неудобств, лучше всегда применять в своей работе только те форматы электронных документов, которые утверждены соответствующими подзаконными актами.

О чем идет речь?

    В настоящее время можно обмениваться файлами:
  1. содержащими образы первичных документов, если эти файлы подписаны электронной подписью (например, если первичные документы созданы в программах 1С и сохранены в формате файлов PDF, World, Exel и их аналогов, позволяющих сохранить их с электронной подписью в неизменяемом виде, т.е. с отсутствием возможности их последующего редактирования);
  2. отсканированными с документов на бумажных носителях и сохраненных, как правило, в универсальном формате файлов PDF, в том числе с возможностью подписания таких файлов электронной подписью;
  3. изначально созданными и сохраненными в формате файлов .xml - т.е. файлов электронных документов, которые также могут быть подписаны электронной подписью, но прочтенными могут быть только с помощью программы (в той же 1С), так как при открытии такого файла непосредственно, мы увидим лишь структурированный код с информацией, неудобной к восприятию. Такова особенность файлов c расширением .xml

Вот об этих файлах - файлах .xml и идет речь.

Те, кто готовят и сдают отчетность знают, что налоговые органы принимают отчетность только в файлах .xml и никакие другие файлы не принимают. Сдать отчетность в файле Exel, World или даже PDF - нельзя. Только XML! (Если мы передаем в налоговую не отчетность, а обращения, заявления, жалобы в произвольной форме, если такие обращения не формализованы, то допускается передача таких файлов в других форматах, самым распространенным из которых является PDF, можно передавать и файлы изображения (JPG, PNG TIFF и так далее), но к ним, правда, предъявляются повышенные требования к четкости изображений.)

И сейчас налоговая служба вводит с 1 июля 2017 года новые форматы представления первичных документов именно в XML. К представлению в XML относятся товарные накладные, акты, счета-фактуры и универсальные передаточные документы - т.е. основные первичные документы, участвующие в документообороте.

Таким образом, в отличие от формы формат электронного документа утверждается приказом ФНС России и представляет собой закодированную текстовую информацию, которая отвечает за распределение и представление данных в электронном документе и имеет тип расширения «.xml». Можно сказать, что формат документа — это его «начинка», тогда как форма — его «лицевая сторона».

С 1 июля 2017 года утрачивают силу форматы товарной накладной по унифицированной форме № ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ. Вместо них будет введен формат представления документа о передаче товаров и о передаче результатов работ.

Новый формат счета-фактуры может применяться с функцией счета-фактуры и документа об отгрузке товаров. Это позволит исключить расхождения между счетом-фактурой и первичным документом.

По уверению специалистов ФНС России нововведение сократит объем и облегчит настройки электронного документооборота.


Если раньше для того, чтобы ознакомиться с документом, достаточно было иметь глаза, то теперь необходимо иметь еще компьютер с доступом в интернет и соответствующее программное обеспечение. Просто так взять и прочитать электронный документ в файле XML уже не получится. В принципе можно, если понимать код и схему конструкции языка разметки, но это страшно не удобно!

Использование новых форматов первичных документов, как уже было отмечено выше, не является обязательным, равно как и использование исключительно файлов XML в документообороте организаций, поскольку далеко не все еще готовы не то, что перейти полностью на XML, но даже отказаться от бумажного документооборота... Но каждый раз - и это становится все более очевидным - будут приниматься меры побуждающие к безбумажному делопроизводству или прямо ограничивающие его масштабы до каких-то единичных случаев с течением времени.

XML

  • До 1 июля 2017 года действуют пять форматов первичных учетных документов. С 1 июля 2017 года останется только три, так как форматы акта и ТОРГ-12 станут недействительны.
.
.
ОБ ИНФОРМИРОВАНИИ МИКРОБИЗНЕСА

Публикации на этом сайте посвящены вопросам, связанным с предпринимательской деятельностью ИП и ООО, относящихся к категории микропредприятий.

Публикации составляются на основе обзора открытых (общедоступных) данных органов государственной власти Российской Федерации и Воронежской области, свободно распространяемой информации сетевых изданий делового характера и справочно-правовых систем в телекоммуникационной сети "Интернет" с целью удовлетворения потребностей в получении специализированной информации, знаний и профессиональных компетенций в сфере предпринимательской деятельности.

Публикации на этом сайте не содержат информации, запрещенной в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Присоединяйтесь к бухгалтеру-36 в социальных сетях интернета!