Памятки для микробизнеса (18+)

Документальный архив микропредприятия

Для того, чтобы не потеряться в документах, обеспечить при необходимости их быстрый оперативный поиск и нахождение, а также обеспечить их сохранность, своевременную обработку и хранение в течение установленных сроков, необходимо их правильно и осмысленно собирать, распределять и архивировать

Обязанность хранить документы

Хранение документов – обязанность любой организации и каждого индивидуального предпринимателя, закрепленная действующими законодательными и подзаконными актами

Сроки хранения документов

Конкретные сроки хранения конкретных документов устанавливаются нормативными актами в области организации государственного архивного дела, бухгалтерского, налогового, статистического учета и отчетности, кадрового делопроизводства и так далее

Формы организации документального архива

В настоящее время документальный архив микропредприятия должен быть организован в двух формах:

"БУМАЖНЫЙ АРХИВ" - для документов на бумажных носителях информации

"ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ" - для документов в электронном виде

АРХИВ ДОКУМЕНТОВ НА БУМАЖНЫХ НОСИТЕЛЯХ

Документы на бумажных носителях мы собираем и группируем по папкам - это наш оперативный архив. Сформированные папки для дальнейшего хранения рекомендуется закладывать в архивные коробки - это наш большой архив.

Папки нужны разные, но в основном используются 4 вида папок:

  1. Папка-скоросшиватель пластиковая
    Папка-скоросшиватель пластиковая
    Используется для немногочисленных документов постоянного хранения, таких как: правоустанавливающие документы, решения учредителей микропредприятия, локальных актов и тому подобное. Относится к папкам одноразового заведения

  2. Папка-скоросшиватель картонная до 150 листов
    Папка-скоросшиватель картонная до 150 листов
    Используется для хранения первичных учетных документов микропредприятия за определенный период (квартал, год) при условии, если количество первичных учетных документов сравнительно небольшое. Относится к папкам периодического (многоразового) заведения.

  3. Папка накопительная с арочным механизмом 80мм
    Папка накопительная с арочным механизмом 80мм
    Используется для хранения первичных учетных документов микропредприятия за определенный период (квартал, год) при условии значительного количества первичных учетных документов. Относится к папкам периодического (многоразового) заведения.

  4. Папка ДЕЛО с завязками с расширением 40мм
    Папка ДЕЛО с завязками с расширением 40 мм
    Используется для временного хранения собранных документов, подлежащих дальнейшей обработке. Например, для передачи на бухгалтерскую обработку.

Для дальнейшего, более длительного хранения документов в папках рекомендуется 3 вида архивных коробок:

  1. Коробка архивная гофрокартонная 536х335х303 мм
    Коробка архивная гофрокартонная 536х335х303 мм
    Используется для архивного (длительного) хранения папок с первичными учетными документами закрытых периодов. Может вмещать в себя до 10 накопительных папок с арочным механизмом.

  2. Коробка архивная микрогофрокартонная 415х330х270 мм
    Коробка архивная микрогофрокартонная 415х330х270 мм
    Используется для архивного (длительного) хранения папок с первичными учетными документами закрытых периодов.

  3. Коробка архивная гофрокартонная 490x330x300 мм
    Коробка архивная гофрокартонная 490x330x300 мм
    Также может использоваться для архивного (длительного) хранения папок с первичными учетными документами закрытых периодов, но также идеально подходит для длительного хранения кадровой документации микропредприятия и для транспортировки документов.

АРХИВ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Электронный архив, как правило, состоит:

1) из отсканированных образов документов с бумажных носителей, т.е. из электронных копий бумажных документов в файлах различных форматов (.jpg, .png, .tiff, .pdf и др.)

2) из электронных документов, файлы которых подписаны электронной подписью (подписями).

Основным форматом электронных документов являются файлы с расширением .xml.

Также файлы электронных документов, подписанныt электронной подписью, могут храниться в универсальном формате файлов .pdf, в файлах с другими расширениями, а также в архивных файлах ZIP или WinRAR .

ОРГАНИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА

В зависимости от возможностей микропредприятия и желаний его владельца электронный архив микропредприятия может быть организован:

1) как на диске локального компьютера,

2) так и на диске удаленного сервера (собственного или стороннего (арендованного)) c доступом по сети интернет.

ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ НА ЛОКАЛЬНОМ КОМПЬЮТЕРЕ

Организация архива электронных документов на локальном компьютере не представляет собой никакой сложности. Элементарно он может выглядеть как стандартная структура папок и файлов операционной системы Windows.

Если электронных документов не много, то такую организацию электронного архива можно признать оптимальной.

А вот если электронный документооборот у микропредприятия значительный, то непременно возникнут сложности, связанные с оперативным доступом к электронному архиву на локальном компьютере и с поиском конкретного файла электронного документа.

Сложности с доступом и поиском могут стать серьезной проблемой!

ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ НА ОСНОВЕ ОБЛАЧНОГО ХРАНИЛИЩА

Всегда стоит рассмотреть вопрос об организации электронного архива документов на серверной основе облачного хранилища.

Для микропредприятия в этом случае могут подойти облачные сервисы и хранилища:

Google

Mail.ru

Yandex.ru

Для более оптимального хранения и поиска можно использовать:

облачную подписку на SharePoint Online из пакета Office-365

недорогую GRM-систему электронного документооборота на собственном сервере или удаленном хостинге

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Документы, будь-то на бумажных носителях или в электронном виде, группируются и хранятся в соответствии с номенклатурой дел. Соответственно, от вида документов наши папки будут либо картонные (пластиковые), либо электронные (виртуальные).

Для любого микропредприятия может использоваться следующая примерная номенклатура дел:

Примерная номенклатура дел микропредприятия
Наименования группировки документов Состав форм документов
"ПРАВОУСТАНАВЛИВАЮЩИЕ ДОКУМЕНТЫ" ❑ Свидетельство о государственной регистрации (ОГРН/ОГРНИП)
❑ Свидетельство о постановке на налоговый учет (ИНН/КПП)
❑ и другие аналогичные документы
"РЕШЕНИЯ УЧРЕДИТЕЛЕЙ" ❑ Решения единственного участника или протоколы общих собраний участников
"ЛОКАЛЬНЫЕ АКТЫ" ❑ Штатное расписание,
❑ Положения об учетной политике,
❑ Правила внутреннего трудового распорядка
❑ и так далее
"ОБРАЩЕНИЯ" ❑ Деловая переписка,
❑ претензии, рекламации
❑ и так далее
"ГРАЖДАНСКИЕ ДОГОВОРА И ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СОГЛАШЕНИЯ К НИМ" ❑ Гражданско-правовые договора с контрагентами - физическими и юридическими лицами и дополнительные соглашения к ним
"ТРУДОВЫЕ ДОГОВОРА И ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СОГЛАШЕНИЯ К НИМ" ❑ Трудовые договора с работниками и дополнительные соглашения к ним
"КАДРОВЫЕ ПРИКАЗЫ" ❑ Приказы о приеме, переводе, увольнении работников,
❑ записки о предоставлении отпуска, о направлении в командировку
❑ и так далее
"БАНКОВСКИЕ ДОКУМЕНТЫ" ❑ Выписки из расчетных, корпоративных, ссудных банковских счетов с приложением платежных документов, исполненных банком
"КАССОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ" ❑ Кассовая книга,
❑ кассовые ордера
"АВАНСОВЫЕ ОТЧЕТЫ" ❑ Авансовые отчеты подотчетных лиц c приложением оплаченных документов (кассовых и/или товарных чеков, квитанций)
"ПОКУПКИ" ❑ Универсальные передаточные документы,
❑ счета-фактуры полученные,
❑ товарные накладные,
❑ акты об оказании услуг,
❑ акты выполненных работ
❑ и так далее
"ПРОДАЖИ" ❑ Универсальные передаточные документы,
❑ счета-фактуры выставленные,
❑ товарные накладные,
❑ акты об оказании услуг,
❑ акты выполненных работ
❑ и так далее
"ТАБЕЛИ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ РАБОТНИКОВ" ❑ Табели учета рабочего времени с приложением:
❑ заявлений работников,
❑ сдельных нарядов,
❑ больничных листов,
❑ объяснительных
❑ и так далее
"ПОТРЕБЛЕНИЕ ТМЦ" ❑ Материальные отчеты с приложением:
❑ актов на списание материалов,
❑ путевых листов,
❑ лимитно-заборных карт,
❑ требований накладных
❑ и так далее
"ИСПОЛНИТЕЛЬНОЕ ПРОИЗВОДСТВО" ❑ Исполнительные листы, требования
❑ и так далее
"БУХГАЛТЕРСКИЕ СПРАВКИ И РАСЧЕТЫ" ❑ Бухгалтерские справки, расчеты, калькуляции,
❑ зарплатные ведомости, листки
"РЕГИСТРЫ БУХГАЛТЕРСКОГО И НАЛОГОВОГО УЧЕТА" ❑ Регистры бухгалтерского учета, пояснительные записки
и так далее
"ОТЧЕТНОСТЬ МИКРОПРЕДПРИЯТИЯ" ❑ Бухгалтерская, налоговая, статистическая и прочая регламентированная отчетность

Данная номенклатура дел характерна для микропредприятий в форме ООО, но ее легко можно адаптировать и для ИП, а также дополнять или изменять по своему усмотрению.

.