Предложения для людей и бизнеса

Решение проблем взаимодействия с удаленной бухгалтерией на аутсорсинге

Основным неудобством использования услуг бухгалтерии на аутсорсинге является проблема взаимодействия между заказчиком и исполнителем услуг. Не секрет, что аутсорсинг вообще и аутсорсинг бухгалтерских услуг в частности не только снижает степень оперативности коммуникаций, но и в известном мере осложняет их.

Можно ли оптимизировать и упростить взаимодействие сторон при оказании услуг на условиях аутсорсинга?

Взаимодействие между закзачиком и исполнителем

С развитием информационных технологий и средств связи способы оказания бухгалтерских услуг на условиях аутсорсинга претерпели изменения.

Если раньше речь шла преимущественно о такой форме взаимодействия как приходящий бухгалтер, то теперь речь идет об удаленном оказании услуг по сети интернет.

Дистанционной работе бухгалтера способствуют возможности предоставления удаленного доступа к учетной программе, содержащей локальную базу данных, без которой в настоящее время ведение бухгалтерского учета немыслимо.

При этом удаленный доступ к учетной программе и локальной базе данных может предоставляться как со стороны заказчика исполнителю, так и наоборот - со стороны исполнителя заказчику.

На чьей стороне должна быть учетная программа?

Софт - программное обеспечение

Учетная программа и локальная база учетных данных организации - сейчас это основа и главный рабочий инструмент для ведения бухгалтерского учета. (При создании любой организации одним из первых организационных вопросов, наряду с открытием расчетного счета в банке, становится вопрос приобретения или аренды программного обеспечения для ведения бухгалтерского учета, поскольку по закону бухгалтерский учет ведется с момента государственной регистрации создания юридического лица и руководитель организации является как раз тем лицом, который по закону персонально отвечает за организацию и ведение бухгалтерского учета.)

Если мы выбираем для ведения бухгалтерского учета аутсорсинг, то многие специализированные бухгалтерские фирмы располагают собственной технологической платформой для ведения бухгалтерского учета и, как следствие, предлагают своим клиентам не тратиться на приобретение учетного софта, а воспользоваться готовым, для чего заказчикам предоставляется удаленный доступ к программе и базе, находящейся в распоряжении исполнителя услуг.

Этот вариант отлично подходит для организаций, относящихся к категории микропредприятий. Обязательным условием его использования должно быть обязательство исполнителя предоставить копию базы данных заказчика в случае прекращения оказания услуг.

Для организаций, относящихся к малым или средним предприятиям, более предпочтительным будет обратный вариант, когда программное обеспечение и учетная база находятся в распоряжении организации, а доступ к ней может быть предоставлен штатному, приходящему или удаленному бухгалтеру.


Аутсорсинг бухгалтерии предполагает привлечение специалистов по гражданско-правовому договору возмездного оказания услуг, а не по трудовому договору. При этом в качестве исполнителя бухгалтерских услуг могут выступать специалисты, являющиеся как лицами или ИП, так и специализированной организацией.

Поскольку вариант с передачей ведения бухгалтерии на аутсорсинг является существенно более экономичным по сравнению с содержанием штатной бухгалтерии, за последние годы он приобрел широкую популярность в предпринимательской среде.

Согласно расценкам одной из старейших и авторитетной российской бухгалтерской компании "МЕЛИШЕФФ" , стоимость ведения бухгалтерского учета на условиях аутсорсинга начинается от 3900 рублей в месяц (конечная стоимость зависит от фактического объема учетных работ).

Удаленный вариант бухгалтерского аутсорсинга

Удаленный бухгалтер

Итак, решившись на аутсорсинг бухгалтерии, мы должны быть готовы к дистанционной работе удаленного бухгалтера, поскольку экономия на штатном бухгалтере предполагает упрощение взаимодействия - от исполнителя не требуется постоянного присутствия на работе, как от штатного бухгалтера.

В случае аутсорсинга от заказчика требуется своевременно предоставлять исполнителю все необходимые документы, сведения и пояснения для ведения бухгалтерского учета, а от исполнителя - своевременно отражать документально подтвержденную информацию на счетах бухгалтерского учета (в учетных регистрах), формировать на ее базе регламентированную отчетность для представления ее заказчику и в контролирующие органы в установленные сроки.

Использование электронной почты, мессенджеров, систем электронного документооборота позволяют сейчас обмениваться файлами необходимых документов без каких-либо очных контактов. В случае удаленного оказания бухгалтерских услуг заказчик и исполнитель могут находиться друг от друга на значительном расстоянии - это уже никак не может служить препятствием для информационного обмена и взаимодействия.

Исполнителю бухгалтерских услуг уже не нужны документы на бумажных носителях, их не нужно периодически забирать у заказчика и после проводки возвращать. Если у заказчика первичные документы на бумажных носителях, то удаленный бухгалтер примет их фото- или сканированные копии, а если есть электронные документы, то есть файлы в формате .xml, заверенные электронными подписями, то - тем более.

Также и удаленный бухгалтер отправляет всю установленную отчетность в качестве уполномоченной бухгалтерии в контролирующие органы в электронном виде с предоставлением соответствующего отчета заказчику.

Поэтому самым простым вариантом взаимодействия между заказчиком и исполнителем услуг является своевременный обмен сообщениями и файлами документов, используя удобные им каналы связи.

Нюансы взаимодействия

Взаимодействие на аутсорсинге

Процесс удаленного взаимодействия между заказчиком и исполнителем услуг детально прописывается в условиях договора на оказание бухгалтерских услуг. (Если этого не сделать, то неизбежно возникнут спорные и конфликтные ситуации, разрешить которые путем переговоров будет не только затруднительно, но и, как показывает практика, часто невозможно и разрыва отношений в этом случае не избежать.)

Предполагается, что любое обращение заказчика к исполнителю или исполнителя к заказчику вне прямых телефонных переговоров, должно подтверждаться ответным сообщением о получении соответствующего обращения в срок, составляющим не более 24 часов.

В договоре об оказании бухгалтерских услуг обязательно должно быть прописано время не только подтверждения электронного обращения сторон к друг другу, но и время реагирования на соответствующее обращение. Одновременно прописываются меры ответственности сторон за игнорирование электронных обращений.

Решение проблем взаимодействия между заказчиком и удаленным исполнителем бухгалтерских услуг лежит в плоскости формализации процесса обмена обращениями друг к другу исходя из того, что такое взаимодействие предполагает и требует времени значительно больше, чем при любых личных контактах (которые, конечно, не исключаются главным образом по телефону).

Соответственно, в случае возникновения вопросов или проблемы, требующей оперативного реагирования и взаимодействия, контактные телефоны сторон должны быть всегда доступны для связи.

Во всех остальных случаях, реагирование на запросы предполагает определенный, прописанный в договоре, временной лаг для подготовки и направления ответа.

Обращениями со стороны удаленного бухгалтера к заказчику, как правило, являются:

  • запросы информации, документов, пояснений, согласования,
  • напоминания (например, об уплате налогов, сборов, страховых взносов),
  • отчеты о подготовленной и/или сданной отчетности.

Обращениями со стороны заказчика к бухгалтеру могут являться:

  • поручения на оформление первичных документов или на их отражение в учетных регистрах или на подготовку акта сверку взаиморасчетов с контрагентами или по налогам, сборам и страховым взносам, а также платежных поручений на уплату обязательных платежей, требующих заполнения КБК;
  • запросы в связи с поступившими из контролирующих органов запросов, актов, решений и так далее.

Предложения для людей и для бизнеса







vrn-buh.ru - сайт для предпринимателей и самозанятых
info@vrn-buh.ru

Публикации на этом сайте составляются на основе обзора открытых (общедоступных) источников информации с целью расширения способов удовлетворения потребностей человека в получении специализированной информации, знаний и профессиональных компетенций