КАК ГРАМОТНО ОБОСНОВАТЬ РАСХОДЫ НА АРЕНДУ ОФИСА


Платежи по договору аренды в налоговом учете включают в состав прочих расходов . Это общее правило подпункта 10 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

А вот конкретного перечня бумаг, которыми можно обосновать расходы на арендную плату, в кодексе нет. При проверке инспекторы могут потребовать договор аренды, акт приемки -передачи арендованного имущества, график арендных платежей и платежки.

Тут налоговые инспекторы ориентируются на письмо Минфина России от 6 октября 2008 г . No 03-03-06/1/559. Но, кстати, вместо графика платежей как такового достаточно будет, если сроки оплаты аренды согласованы непосредственно в самом договоре. А вот ежемесячные акты об оказании услуг - это уже лишнее. Тут контролеры не возражают (см. , например, то же письмо Минфина России от 6 октября 2008 г. No 03-03-06/1/559).

Акт об оказании услуг по аренде составляют только в том случае, если это прямо предусмотрено в договоре. И не забывайте , что в соответствии со статьей 608 Гражданского кодекса РФ арендодателем может быть только собственник имущества . Либо сдача помещений в аренду происходит с его ведома.

Поэтому совсем не лишним будет попросить у арендодателя документы о праве собственности на сдаваемые помещения. Вот что еще важно .

Арендуемое под офис помещение должно быть нежилым (п. 3 ст. 17 Жилищного кодекса РФ, п. 3 ст. 288 Гражданского кодекса РФ). Дело в том , что расходы на аренду жилого помещения чиновники считают экономически необоснованными . Причем даже если вскоре собственник перевел данный объект в категорию нежилых, то есть переоформил соответствующие документы.

Аргументы у контролеров простые. Жилые помещения предназначены исключительно для бытовых нужд. Иных целей законодательство не предусматривает . А раз так, то договор аренды , который заключен с нарушением этого правила, изначально считается недействительным.

Поэтому платежи по нему необоснованны и уменьшать на них базу по налогу на прибыль оснований нет. Именно такой вывод есть, например, в письме Минфина России от 14 февраля 2008 г. No 03-03-06/1/93. Отстаивать расходы на аренду квартиры под офис придется уже в суде .

Причем судьи нередко встают на сторону организаций , вот пример - постановление ФАС Московского округа от 27 июля 2009 г. No КА-А4 1/7015-09.

Но если же вы хотите избежать судебных разбирательств, лучше последуйте позиции чиновников. И лишний раз перепроверьте по документам, что арендуемый вашей организацией офис действительно относится к нежилым помещениям. Чтобы вы могли не задумываясь списывать расходы на аренду при расчете налога на прибыль, важно также следить, не истек ли срок договора. Действие соглашения закончилось, а организация продолжает пользоваться офисом?

Подскажите руководству незамедлительно подписать с арендодателем договор на новый срок.

Если же вы будете арендовать имущество в то время, как все сроки по договору истекли, есть риск того, что инспекторы снимут расходы на аренду начиная с того дня, когда договор прекратил свое действие.

Впрочем, если вы продолжаете пользоваться имуществом и вносите за него арендную плату, то договор можно считать возобновленным на неопределенный срок на тех же условиях (п. 2 ст. 621 и п. 2 ст. 610 Гражданского кодекса РФ). Если только в самом договоре не предусмотрено иное .Но тут возникает другая опасность.

В любой момент от вас могут потребовать освободить занимаемое помещение. Ведь арендодатель вправе в одностороннем порядке расторгнуть возобновленный договор. Для этого он лишь обязан предупредить арендатора за три месяца (п. 2 ст. 610 Гражданского кодекса РФ) .

Поэтому вовремя продлевать договор в ваших же интересах. До недавнего времени закон требовал регистрировать договоры аренды зданий или сооружений, заключенных на срок не менее года (п. 2 ст. 651 Гражданского кодекса РФ).

А налоговики расценивали эту норму так . Незарегистрированный договор не считается заключенным. Значит, и расходы по нему учесть нельзя (письмо Минфина России от 5 марта 2011г.No03-03-06/4/18).

Однако с 1марта 2013 года вступил в силу Федеральный закон от 30 декабря 2012 г. No 302-ФЗ, который помимо прочего отменил государственную регистрацию договоров аренды.

Это значит, что у налоговиков уже не будет повода для претензий к расходам по незарегистрированным контрактам. Правда, при условии, что такое соглашение компания подписала не ранее 1 марта 20 13 года (см. комментарий на стр. 49). Ваш договор на аренду офиса заключен до 1 марта и его срок не менее года? Тогда лучше удостоверьтесь, что он прошел регистрацию.

Дело в том, что именно с момента такой регистрации договор считался заключенным по прежним правилам. И значит, к расходам по этой сделке инспекторы будут подходить тоже по-старому. Если же вы увидите, что долгосрочный договор не был зарегистрирован, а расходы на аренду по нему вы уже учли, вот вам совет.

По возможности переподпишите с контрагентом этот договор на срок менее года, а по истечении срока просто продлите его на тот же срок.

Справедливости ради отметим, что несоблюдение норм гражданского права не должно никоим образом отражаться на расчете налогов.

Вот пример положительного для компании решения суда - постановление ФАС Московского округа от 26 августа 2010 г. No КА-А41/9668-10. Не исключено, что ваша компания арендует офис по договору субаренды. В таком случае проверьте, есть ли согласие от собственника помещения.

Есть два варианта, как может быть оформлено такое согласие.

Первый: в договоре субаренды прописывают обязанность арендодателя предоставить вам, как субарендатору, копию первоначального договора аренды.

Или второй вариант.

От собственника помещения следует получить письмо, в котором он выражает свое согласие передать предмет аренды в субаренду.

Вообще обязанность арендодателя предоставить вам такое письмо должна быть прописана в самом договоре на субаренду. Если в этом документе ничего на сей счет не сказано, попросите вашего арендодателя прислать письмо-подтверждение сейчас. Дело в том, что, если у вас не будет на руках хоть какого-то документа, подтверждающего право арендатора передавать имущество в субаренду, оправданность ваших расходов по аренде налоговики могут поставить под сомнение .

И не забывайте, что договор субаренды может быть подписан на срок, не превышающий срока основного договора аренды. Типичная ситуация: организация арендовала офис, но по прямому назначению пока его не использует, поскольку в помещении идет ремонт. При этом организация может параллельно оплачивать и другой офис, в котором пока работают сотрудники. То есть организация готовится к переезду.

Можно ли в подобной ситуации учесть затраты на аренду при налогообложении прибыли?

Если ваша компания постепенно перевозит все вещи и оборудование на новое место, обоснованность затрат на аренду обоих помещений очевидна. А раз так, никаких проблем с учетом таких расходов быть не должно. Но вот чрезмерно затягивать с ремонтом в новом офисе или с переездом уже опасно. У налоговых органов появятся основания признать расходы на его аренду необоснованными.



Новые публикации на сайте
О возможности перевода заключения трудовых договоров на принцип смарт-контрактов
Об отчете в центр занятости населения о работниках предпенсионного возраста
О банковских счетах для микропредприятий
Об ответственности работодателя в связи с повышением пенсионного возраста
О Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния (ЕГР ЗАГС)
О раскрытии отчетных данных налогоплательщиков - юридических лиц на сайте ФНС России
О повторной подаче документов на регистрацию ИП и юрлиц без госпошлины
Об утверждении типовых уставов ООО
О штрафах от налоговой
Об отказах банков клиентам в банковском обслуживании за нарушения 115-ФЗ
О некорректных начислениях имущественных налогов физическим лицам
О сдаче отчетности при ликвидации ООО
Об использовании УПД (универсальный передаточный документ)
Об уменьшении ЕНВД только на уплаченные страховые взносы
Об уточнении условий применения онлайновых касс
О планах в отношение самозанятых
О физическом показателе численности работников на ЕНВД
О современных способах получения заказов для бизнеса
О поставках товаров под розничную реализацию
О законах, вступающих в силу в сентябре 2018 года
+ Показать еще