Составление первичных учетных документов в свете изменений 402-ФЗ

С 1 января 2014 года федеральный закон от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» действует в новой редакции. Изменения в него внес федеральный закон от 21.12.13 № 357-ФЗ. Пожалуй, самая эффектная новость – это то, что в 402-ФЗ появились такие понятия, как мнимые и притворные сделки, которые прямо запрещено отражать на счетах бухгалтерского учета. Но кроме мнимых и притворных фактов хозяйственной жизни, законодательные изменения коснулись и первичных документов - основы бухгалтерского учета.

Лица, подписавшие первичный документ не отвечают за правильность оформления, а только за само оформление

Итак, изменен подпункт 6 пункта 2 статьи 9 базового закона о бухгалтерском учете. Согласно прежней редакции закона, лица, подписывающие первичный документ, отвечали за правильность оформления сделок, операций или событий.

Теперь эти лица отвечают лишь за оформление сделок, операций или событий.

Правильность больше не упоминается. Спрашивается: в чем разница?

А в том, что ответственность за правильность подразумевает отдельный контроль. А это функция внутреннего контроля ведения бухгалтерского учета (п. 2 ст. 19 Закона № 402-ФЗ, информация Минфина России № ПЗ-11/2013).

Ответственность же за оформление подразумевает контроль со стороны лица, подписавшего первичный документ, за соблюдением его обязательных реквизитов.

Обязанность своевременной передачи первичного документа в бухгалтерию для отражения на счетах бухгалтерского учета

Далее. Дополнен пункт 3 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете.

У лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни, появилась новая обязанность: он должен обеспечить своевременную передачу первичного документа для принятия его к учету.

По сути, работник, подписавший документ, обязан принести его в бухгалтерию. И чем быстрее - тем лучше: чтобы соблюсти требование своевременности.

Своевременное составление и представление первичных документов в бухгалтерию относится к трудовым обязанностям того или иного конкретного работника и должно быть включено в его должностную инструкцию.

Изменились обязанности руководителя организации в отношение форм первичных документов

Также внесены изменения в пункт 4 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете.

До 1 января 2014 года руководитель организации утверждал формы первичных учетных документов. Теперь он формы не «утверждает», а «определяет».

В чем состоит нюанс в данном случае?

Все дело в том, что действия по определению форм первичных документов шире, чем действия по их утверждению.

Ведь некоторые формы установлены подзаконными нормативно-правовыми актами. Их соблюдение является общеобязательным, в локальном утверждении они не нуждаются.

К этой категории относятся, в частности, кассовые документы, транспортные накладные при перевозках грузов, приемосдаточные акты на металлолом и так далее.

Что касается формы универсального передаточного документа, то она может утверждаться в составе положения об учетной политике, самостоятельно дорабатываться в части добавления дополнительных реквизитов (а вот исключать предусмотренные реквизиты - недопустимо).

Наконец, форма первичного учетного документа может быть специально согласована договором с контрагентом.

И в этом случае речь идет скорее об определении формы руководителем, чем о ее утверждении.

Как правило, к формам первичных документов, которые самостоятельно определяются руководителем организации, относятся документы, связанные с внутренним перемещением товарно-материальных ценностей между структурными подразделениями организации и/или между отдельными материально-ответственными лицами.

К исходящим формама первичных документов, самостоятельно определяемых руководителем организации, относятся документы, связанные с оформлением продаж: форма товарной накладной или акта приемки-сдачи выполненных работ, оказанных услуг. В том числе сюда относятся УПД, формы которых могут быть дополнены своими реквизатами.

Мнимые и притворные сделки. Недопущение "двойной" бухгалтерии

И в заключение, обращаем внимание на изменение статьи 10 и статьи 13 закона о бухгалтерском учете.

В них теперь четко установлено, что бухгалтерская отчетность должна формироваться на основании данных, содержащихся в регистрах бухгалтерского учета, которые, в свою очередь, сформированы на основании первичных документов.

Что привнесла эта поправка?

По поводу ведения регистров уточнено:
«Не допускается ведение счетов бухгалтерского учета вне применяемых экономическим субъектом регистров бухгалтерского учета».

Такая формулировка означает, по мысли законодателей, недопустимость двойной бухгалтерии.

Достоверное представление финансового положения, финансовых результатов и движения денежных средств требует правдивого отображения последствий принятых решений, совершенных операций, других событий и условий в соответствии с бухгалтерскими критериями признания активов, обязательств, доходов и расходов