Заметки
главного бухгалтера в сети интернет
Заметки главного бухгалтера ООО он-лайн. Всё самое важное для Вашего бизнеса!

ХОТИТЕ ВЗДОХНУТЬ С ОБЛЕГЧЕНИЕМ? ПРОВЕДИТЕ УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Технология уничтожения первичных документов По окончанию сроков хранения документов Уничтожение первичных документов по окончании сроков хранения
 
Бухгалтерия любой организации, как известно, собирает и производит в процессе своей работы множество потенциальной макулатуры документов.
И это великое множество растет в наших шкафах, столах, стеллажах и мы порой не в состоянии с этим что-либо сделать, несмотря даже на внедряемый переход к электронному документообороту.
Но вот наступает тот заветный час, когда мы с чистой совестью можем все это дерьмо добро отправить в утиль, поскольку сроки  сохранения документов неумолимо истекают.

Но не торопитесь выбрасывать ненужные документы в мусорное ведро или выкидывать их на помойку!

Уничтожение первичных документов – не менее важная и ответственная задача, чем их хранение. Как сделать, чтобы «комар носа не подточил»?

Существует единый порядок уничтожения всех документов на бумажных носителях и в электронной форме, в том числе бухгалтерских и кадровых.

Уничтожению подлежат документы с истекшими сроками хранения и потерявшие практическое значение.

Для этого нужно провести своеобразную экспертизу ценности документов, по итогам которой составить, подписать и утвердить у руководителя организации акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению в связи истечением сроков хранения.

В число подписантов такого акта и, как следствие, участниками экспертизы документов, по общему правилу, должны входить бухгалтер и юрист организации.

Сроки хранения документов нужно уточнять по типовым и ведомственным перечням документов, при этом мы имеем право из практических соображений увеличивать сроки хранения и никогда – уменьшать их.

В соответствии с действующим законодательством подавляющее число документов имеет пятилетний срок хранения.

Согласно нормативным требованиям нужно проводить отбор документов для уничтожения только с полистным просмотром, чтобы случайно не уничтожить какой-нибудь важный документ.

Но если документы пролежали на полке без движения все 5 лет, ни разу не понадобившись, то часто этим требованием пренебрегают.

Документы, подготовленные к уничтожению, уничтожают разными способами.

Все документы на бумажных носителях, как правило, упаковываются в мешки.
Дальнейший механизм уничтожения зависит от того, как много документов у нас накопилось.

Можно:
 - разорвать бумаги на мелкие кусочки;
- уничтожить с помощью шредера;
- сжечь в котельной;
- отправить в специализированную организацию, которая предоставляет услуги по переработке сырья.

Для обеспечения конфиденциальности уничтожение документов необходимо проводить под контролем сотрудников организации, т.е. комиссионно.

После уничтожения документов сотрудники, непосредственно наблюдавшие и/или участвовавшие в уничтожении, составляют и подписывают акт о физическом уничтожении документов.



ОБРАЗЕЦ АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ ДОКУМЕНТОВ НА УНИЧТОЖЕНИЕ

 

ООО «Пташка»

 

АКТ

о выделении документов на уничтожение

 

03 марта 2014 года                                                                                              г. Воронеж

 

 Экспертная комиссия в составе:

-   председатель комиссии - юрист А. Л. Лернер;

-   члены комиссии:

- главный бухгалтер О.В. Пежина,

- секретарь М.И. Михайлова,

составила настоящий акт о том, что в результате проведенной экспертной оценки подлежат уничтожению следующие документы, срок хранения которых истек (опись прилагается):

1. Кассовые документы за 2004 год (2 папки).

2. Авансовые  отчеты за 2004-2005 год (1 папка).

3. Кассовые книги за 2004-2005 год.

4.  Журнал регистрации расходных и приходных кассовых ордеров за 2005 год.

5. Банковские документы за 2005 год (2 папки).

6. Главная книга за 2004 год.

Председатель комиссии                         ________________________/А.Л. Лернер/

Члены комиссии:                               

                  __________________________   /О. В. Пежина/

                 __________________________ / М. И. Михайлова/


ОБРАЗЕЦ АКТА ОБ УНИЧТОЖЕНИИ ДОКУМЕНТОВ

 

ООО «Пташка»

АКТ

об уничтожении документов,

срок хранения которых истек

04 марта 2014 года                                                                                              г. Воронеж

Экспертная комиссия в составе:

-   председатель комиссии - юрист А. Л. Лернер;

-   члены комиссии:

- главный бухгалтер О.В. Пежина,

- секретарь М.И. Михайлова,

составила настоящий акт о том, что, согласно описи, утвержденной актом от 03 марта 2014 года, были уничтожены документы, срок хранения которых истек.

В присутствии членов комиссии указанные документы были переданы как макулатура ОАО «Переработчик» согласно накладной от 04 марта 2013 г. № 255, которая прилагается к настоящему акту.

 

Председатель комиссии                         ________________________/А.Л. Лернер/

Члены комиссии:                               

                  __________________________   /О. В. Пежина/

                 __________________________ / М. И. Михайлова/