Об уничтожении первичных документов, срок хранения которых завершился

Существует единый порядок уничтожения всех документов на бумажных носителях и в электронной форме, в том числе бухгалтерских и кадровых.

Бухгалтерия любой организации, как известно, собирает и производит в процессе своей работы множество потенциальной макулатуры документации.

И это превеликое множество растет в наших шкафах, столах, стеллажах и мы порой просто не в состоянии с этим что-либо сделать, несмотря даже на внедряемый переход к электронному документообороту.

Но вот наступает тот заветный час, когда мы с чистой совестью можем все это добро отправить в утиль, поскольку сроки сохранения документов неумолимо истекают.

Но не торопитесь выбрасывать ненужные документы в мусорное ведро или выкидывать их на помойку!

Уничтожение первичных документов – не менее важная и ответственная задача, чем их хранение. Как сделать, чтобы «комар носа не подточил»?

Существует единый порядок уничтожения всех документов на бумажных носителях и в электронной форме, в том числе бухгалтерских и кадровых.

Уничтожению подлежат документы с истекшими сроками хранения и потерявшие практическое значение.

Для этого нужно провести своеобразную экспертизу ценности документов, по итогам которой составить, подписать и утвердить у руководителя организации акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению в связи истечением сроков хранения

В число подписантов такого акта и, как следствие, участниками экспертизы документов, по общему правилу, должны входить бухгалтер и желательно юрист организации.

Сроки хранения документов нужно уточнять по типовым и ведомственным перечням документов, при этом мы имеем право из практических соображений увеличивать сроки хранения и никогда – уменьшать их.

В соответствии с действующим законодательством подавляющее число документов имеет пятилетний срок хранения.

Согласно нормативным требованиям нужно проводить отбор документов для уничтожения только с полистным просмотром, чтобы случайно не уничтожить какой-нибудь важный документ.

Но если документы пролежали на полке без движения все 5 лет, ни разу не понадобившись, то часто этим требованием пренебрегают.


Документы, подготовленные к уничтожению, уничтожают разными способами.

Все документы на бумажных носителях, как правило, упаковываются в мешки.

Дальнейший механизм уничтожения зависит от того, как много документов у нас скопилось.

Для обеспечения конфиденциальности уничтожение документов необходимо проводить под контролем сотрудников организации, т.е. комиссионно.

После уничтожения документов сотрудники, непосредственно наблюдавшие и/или участвовавшие в уничтожении, составляют и подписывают акт о физическом уничтожении документов.