Заметки
главного бухгалтера в сети интернет
Заметки главного бухгалтера ООО он-лайн. Всё самое важное для Вашего бизнеса!

О СОСТАВЛЕНИИ ПРЕТЕНЗИИ К КОНТРАГЕНТАМ

Претензионное письмо

Заключение договоров с контрагентами предполагает взаимное исполнение договорных обязательств. Исполнение этих договорных обязательств не всегда происходит, как говорится, без сучка и задоринки.

Нередко в процессе осуществления предпринимательской деятельности и, в частности, в процессе исполнения договорных обязательств, у сторон договора возникают различные трудности и осложнения, которые могут негативно влиять на исполнение договорных обязательств по срокам, качеству и так далее.
В таких обстоятельствах у партнеров могут возникать неудовольствия в отношение друг к другу, различные претензии, возникает потребность прояснить отношения на той или иной стадии взаимного делового сотрудничества.

Письменная форма заключенного договора предполагает и письменную форму как подтверждения исполнения договорных обязательств, так и выяснения отношений между партнерами.
В последнем случае требуется необходимость в составлении и предъявлении претензии партнерам.


Претензия


Обязательства по договору носят, как я уже сказала, взаимный характер.
Это значит, что у каждой стороны есть как права, так и обязанности.
При неисполнении договорных обязательств или их ненадлежащим исполнении каждая из сторон для защиты своих прав может обратиться в суд с исковыми требованиями.
Однако такая процедура довольно длительна и затратна.
Поэтому для начала стоит попробовать договориться с контрагентом.
В этом поможет правильно оформленная претензия.

Направление претензии при нарушении обязательства можно предусмотреть в договоре.
Причем такой пункт договора влияет на возможность сразу же подать иск в суд.
Так, к исковому заявлению прилагаются документы, подтверждающие соблюдение истцом претензионного или иного досудебного порядка, если он предусмотрен законодательством или договором (п. 7 ч. 1 ст. 126 АПК РФ).
В случае если такие документы не приложены, арбитражный суд оставляет исковое заявление без движения.
При этом истцу дается срок для представления документов, подтверждающих соблюдение обязательного претензионного порядка урегулирования спора (ст. 128 АПК РФ).
Однако если претензия вообще не направлялась и в установленный судом срок документы о соблюдении претензионного порядка исковое заявление суд оставит без рассмотрения (ст. 129 АПК РФ). В этом случае процедуру подачи иска нужно будет начинать заново, предварительно направив претензию контрагенту.

Предъявление претензии партнеру - это не простая переписка между сторонами, а конечное требование об исполнении обязательства.
В связи с этим партнер должен понимать, что после составления претензии он будет обращаться в суд и, значит, понесет убытки, которые партнер будет обязан возместить (при удачном исходе).

Конечно, главное — изложить суть претензии, основания, из которых она возникла, а также требования.

К примеру, если покупатель вовремя не перечислил деньги, нужно сослаться на условия договора об оплате, указать на факт их нарушения и установить новый срок, в течение которого вы готовы подождать.

Другая ситуация: ваша организация выступает заказчиком ремонтных работ, которые выполнены некачественно. В этом случае вы должны указать в претензии, что конкретно вас не устраивает, и дать время исполнителю на «работу над ошибками».

Еще один важный момент: установите срок, в течение которого вы будете ждать от должника письменного ответа, если он не согласен с претензией.
Так вам будет легче определить момент, когда можно обращаться в суд, если от контрагента нет никакой реакции. За нарушение сроков ответа на претензию можно предусмотреть неустойку.

Перечислите в документе все требования, с которыми вы планируете в дальнейшем обращаться в суд.
Что это значит?
К примеру, вы хотите получить расчет за товар и проценты за просрочку оплаты. В претензии вы должны указать и то и другое. Иначе судьи могут решить, что по одному из требований претензионный порядок не исполнен, и откажут в удовлетворении иска.

Претензию должен подписать руководитель - законный представитель организации.
Если документ подписывает другой работник, то его право подписи должно быть подтверждено доверенностью. Во избежание лишних вопросов лучше направить контрагенту копию этой доверенности вместе с претензией.

Претензионная работа

В некоторых договорах, а также в законодательстве  четко прописано, что к претензии контрагент обязан приложить копии подтверждающих документов.
Не поленитесь собрать соответствующие копии.
Их перечень приведите в самой претензии в качестве приложений.
Если нужных бумаг не окажется, суд может посчитать, что не соблюден порядок досудебного урегулирования конфликта .

Направлять претензию следует на все известные адреса контрагента.
Прежде всего это юридический адрес.
Если адрес отправки не совпадает с адресом, указанным в выписке из ЕГРЮЛ, судьи могут решить, что претензионный порядок не соблюден.
Если вам известны еще какие-то адреса (например, из рекламы), то нужно разослать письма и по ним.
Во-первых, вероятность того, что контрагент получит ваше письмо, значительно возрастет.
Во-вторых, в случае суда вы сможете доказать, что приложили все усилия, чтобы отправить претензию.

Главное в претензии
1. Суть претензии, основания ее возникновения.
2. Требования, предъявляемые к контрагенту.
3. Срок, в течение которого вы готовы ждать ответа.
4. Указание на то, что сумма неустойки рассчитана на момент предъявления претензии.
5. Подпись руководителя или уполномоченного лица.
6. Перечень копий приложений к претензии.

Дебиторская задолженность

Взыскание дебиторской задолженности

Не забывайте принимать во внимание условия договора.
Повторяюсь, что тексты претензий не являются универсальными.
Главное уяснить принцип лаконичного изложения:
1) сначала указать, какие правоотношения возникли между сторонами и на основании чего;
2) потом сослаться на условия договора об обязательствах сторон;
3) потом указать, какие обязательства стороной нарушены;
4) далее делаем ссылку на законодательство, предусматривающее ответственность за подобные нарушения обязательств;
5) в конце указываем, какие действия должен совершить должник в целях выполнения принятых на себя обязательств, и последствия невыполнения им этих обязательств.

Пункты 2-4 могут повторяться, если должник нарушил несколько обязательств, предусмотренных договором.

Какие плюсы можно извлечь из ответа контрагента?
Прежде всего из ответа контрагента станет ясна его позиция по данному проблемному вопросу.
Ответ контрагента может подтвердить тот факт, что он признает договор.
Это будет определенной страховкой в том случае, если впоследствии недобросовестная сторона договора решит отказаться от исполнения обязательства, указав, что договор был подписан неуполномоченным лицом (например, генеральным директором, уже сложившим свои полномочия).

Я попыталась объяснить, какие задачи поможет решить направление претензии в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательства контрагентом, как правильно ее отправить и какие дополнительные плюсы можно извлечь из ответа, полученного на претензию.

В конце хотелось бы дать еще один небольшой совет: перед тем как отправлять претензию, стоит провести небольшой внутренний аудит материалов по нарушенному договору и позаботиться о подписании важных документов (накладных, актов сверки и пр.), поскольку после предъявлении претензии вполне возможно, что контрагент откажется подписывать невыгодные для него документы.

В том случае если все документы подписаны и доказательственная база с точки зрения возможного конфликта сформирована, можно смело направлять претензию.


Прилагаю некоторые примеры претензий, найденные мною в открытом доступе сети интернет:
пример 1
пример 2
пример 3