Заметки
главного бухгалтера в сети интернет
Заметки главного бухгалтера ООО он-лайн. Всё самое важное для Вашего бизнеса!

О БЕЗУПРЕЧНЫХ РАСЧЕТАХ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

Локальное положение о расчетах с подотчетными лицами

По новым правилам выдавать деньги под отчет нужно по заявлениям работников.

Подотчетные лица - это....

С 1 января 2012 года порядок выдачи денег под отчет изменился. Он прописан в пункте 4.4 нового Положения о кассовых операциях (утверждено Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П).

Теперь прежде, чем получить деньги, работник должен написать заявление в произвольной форме о получении денежных средств под отчет.

Неправильное заявление о выдаче подотчетных сумм

Правильное заявление о выдаче подотчетных сумм

За получением аванса под авансовый отчет

Руководитель организации собственноручно указывает в заявлении сумму выделяемых средств и срок, на который она выдается. А также ставит свою подпись и дату.

Бланк заявления можно разработать самостоятельно и утвердить его в качестве приложения к локальному положению о расчетах с подотчетными лицами (см. примерный образец).

В этом же положении можно прописать перечень подотчетных лиц, сроки проверки авансовых отчетов и окончательного расчета с сотрудниками.

О том, что эти сроки руководитель организации устанавливает на свое усмотрение, сказано в пункте 4.4 нового Положения о кассовых операциях.

Требования к организации расчетов с подотчетными лицами

Также в Положении о подотчетных лицах  обычно прописывают срок, в который работники должны передавать в бухгалтерию авансовые отчеты и оправдательные документы.

Но устанавливать его на свое усмотрение нельзя: он четко регламентирован законом.

Как и раньше, это три рабочих дня.

Причем отсчитывают их со дня, когда истек период, на который были выданы наличные. Либо со дня выхода на работу (например, после командировки, отпуска, болезни и т. п.).

Раньше продлевать срок сдачи авансового отчета разрешалось только в связи с командировкой.

Направления расходования подотчетных сумм

Обратите внимание: локальное положение о расчетах с подотчетными лицами не является обязательным документом. Но практика показывает, что иметь его полезно: у работников возникает меньше вопросов, они реже опаздывают с авансовыми отчетами.

Обязательно пропишите в Положении правило о том, что работник может получить деньги, только если полностью погасил задолженность по предыдущей подотчетной сумме.

Отмечу, что похожее требование было и раньше (в Порядке ведения кассовых операций, утвержденном решением совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40).

Но оно формулировалось по-другому.

Чтобы получить деньги под отчет, работник должен был отчитаться по ранее полученному авансу. То есть сдать авансовый отчет и все оправдательные документы. При этом неизрасходованные деньги могли переходить на следующий подотчет.

Теперь же, прежде чем взять новую сумму, нужно вернуть остаток с предыдущего аванса.

Если работник не вернул остаток средств по предыдущему авансу, выдавать ему под отчет новую сумму нельзя.

И еще один важный момент — о подтверждающих документах.

В зависимости от ситуации они могут быть разными. Прописав в Положении четкие требования к их составу и оформлению, вы уменьшите количество проблем с учетом расходов при расчете налога на прибыль и вычетами НДС.

Если подотчетное лицо вовремя не вернуло остаток средств, удержите их из зарплаты.

Предположим, подотчетный работник потратил остаток выданных средств на свои нужды и обещает отдать с зарплаты. Конечно, таких ситуаций лучше не допускать. Для этого за подобный проступок можно предусмотреть дисциплинарное взыскание.

Но если неприятная ситуация все же произошла, действуйте так.

Издайте приказ руководителя об удержании соответствующей суммы из зарплаты сотрудника (в произвольной форме). Сделать это надо не позднее одного месяца со дня, когда истек срок возврата подотчета (ст. 137 Трудового кодекса РФ).

Пусть работник распишется на приказе о своем согласии (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0). Взыскивая долг, не забудьте, что из месячной зарплаты можно вычесть не более 20 процентов от начисленной суммы (ст. 138 Трудового кодекса РФ).

Порядок удержания также пропишите в локальном положении о расчетах с подотчетными лицами.

И еще.

Необходимо периодически проводить ревизию счета 71 на наличие просроченных подотчетов. Делать это лучше ежемесячно.

Иначе возможны проблемы при проверке НДФЛ.

Если выяснится, что к ее началу организация не предприняла никаких действий по взысканию долга, инспекторы могут переквалифицировать его в доход работника и, соответственно, доначислить НДФЛ, а также штраф и пени.

Конечно, такие действия назвать законными нельзя.

Ведь выданные под отчет деньги налоговую базу по НДФЛ не увеличивают.

Однако если мы не хотим доказывать это в суде, то лучше стараться таких ситуаций избегать.

Схема расчетов по подотчетным суммам

 

Итак, главное в Положении о расчетах с подотчетными лицами.

Эти пункты стоит включить в Положение.

1 Сроки проверки и утверждения авансовых отчетов.

2 Сроки окончательных расчетов с сотрудниками.

3 Срок, в который работники должны передавать авансовые отчеты и оправдательные документы.

4 Правило о том, что работник может получить деньги, только если погасил долг по предыдущему подотчету.

5 Перечень документов, подтверждающих затраты.