О безупречных расчетах с подотчетными лицами

По новым правилам выдавать деньги под отчет нужно по заявлениям работников.

Локальное положение о расчетах с подотчетными лицами

Теперь прежде, чем получить деньги, работник должен написать заявление в произвольной форме о получении денежных средств под отчет.

Руководитель организации собственноручно указывает в заявлении сумму выделяемых средств и срок, на который она выдается. А также ставит свою подпись и дату.

Бланк заявления можно разработать самостоятельно и утвердить его в качестве приложения к локальному положению о расчетах с подотчетными лицами (см. примерный образец).

В этом же положении можно прописать перечень подотчетных лиц, сроки проверки авансовых отчетов и окончательного расчета с сотрудниками.

О том, что эти сроки руководитель организации устанавливает на свое усмотрение, сказано в пункте 4.4 нового Положения о кассовых операциях.

Также в локальном Положении о подотчетных лицах обычно прописывают срок, в течение которого работники должны передавать в бухгалтерию авансовые отчеты и оправдательные документы с момента окончания исполнения ими поручения, на которое выдавались подотчетные суммы. Но устанавливать его на свое усмотрение нельзя: он четко регламентирован законом.

Как и раньше, это три рабочих дня.

Причем отсчитывают их со дня, когда истек период, на который были выданы наличные. Либо со дня выхода на работу (например, после командировки, отпуска, болезни и т. п.).

Раньше продлевать срок сдачи авансового отчета разрешалось только в связи с командировкой.

Обратите внимание: локальное положение о расчетах с подотчетными лицами не является обязательным документом. Но практика показывает, что иметь его полезно: на него удобно ссылаться при возникновении вопросов к подотчетным лицам и у работников возникает меньше вопросов, они реже опаздывают с авансовыми отчетами.

Обязательно пропишите в локальном Положении правило о том, что работник может получить деньги, только если полностью погасил задолженность по предыдущей подотчетной сумме.

Чтобы получить деньги под отчет, работник должен был отчитаться по ранее полученному авансу. То есть сдать авансовый отчет и все оправдательные документы.

При этом неизрасходованные деньги могли переходить на следующий подотчет.

Теперь же, прежде чем взять новую сумму, нужно вернуть остаток с предыдущего аванса.

Если работник не вернул остаток средств по предыдущему авансу, выдавать ему под отчет новую сумму нельзя.


И еще один важный момент — о подтверждающих документах.

В зависимости от ситуации они могут быть разными. Прописав в Положении четкие требования к их составу и оформлению, мы уменьшим количество проблем с учетом расходов при расчете налога на прибыль и вычетами НДС.


Если подотчетное лицо вовремя не вернуло остаток средств, нам придется удерживать его из его зарплаты.

В этом случае нам потребуется приказ руководителя об удержании соответствующей суммы из зарплаты сотрудника (в произвольной форме). Приказ нужно издать не позднее одного месяца со дня, когда истек срок возврата подотчета (ст. 137 Трудового кодекса РФ).

Пусть работник распишется на приказе о своем согласии (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0). Взыскивая долг, не забываем, что из месячной зарплаты можно вычесть не более 20 процентов от начисленной суммы (ст. 138 Трудового кодекса РФ).


И еще. Нам необходимо периодически проводить ревизию счета 71 на наличие просроченных подотчетов. Делать это лучше ежемесячно. Иначе возможны проблемы при проверке НДФЛ.

Если выяснится, что к началу проверки организация не предприняла никаких действий по взысканию долга, инспекторы могут переквалифицировать дебиторскую задолженность подотчетных лиц в доход работника-подотчетного лица и, как следствие, доначислить НДФЛ, а также штраф и пени.