Как упростить документооборот в организации

Существенно упростить документооборот в любой организации можно через внедрение электронного документооборота.



ЭДО

Переход на электронный документооборот особенно актуален для организаций, деятельность которых предполагает активный обмен документами со своими контрагентами.
Ведь отказ от документов на бумажных носителях сокращает время, необходимое для работы.

Кроме того, электронные документы не требуется распечатывать и архивировать. С этим согласны даже представители ФНС России (см. письма ФНС России от 6 февраля 2014 г. № ГД-4-3/1984, от 17 января 2014 г. № ПА-4-6/489).

Все отправляемые и получаемые через Интернет документы следует хранить в электронном формате в хронологическом порядке.

Электронный архив организуется так, чтобы при необходимости, к примеру, по запросу налогового органа, мы могли бы оперативно найти запрашиваемые документы и переслать их в инспекцию в электронном виде.

Переход на электронный документооборот лучше всего начинать с организации обмена электронными документами с нашими контрагентами. Предварительно необходимо, конечно, договориться с ними о том, чтобы обмен документами осуществлялся в электронной форме.

Это возможно, если у каждого контрагента есть необходимые технические возможности для приема и обработки этих документов.

Проводить мероприятия по приглашению своих контрагентов, клиентов и партнеров к обмену электронными документами можно и нужно.

Конечно, обмениваться электронными документами мы сможем только с теми контрагентами, которые уже подключены к сервису ЭДО. Аналогично с социальными сетями: не имеет смысла регистрироваться, если там у нас нет друзей. Однако, вслед за нами на эксперимент могут пойти и остальные.