Заметки
главного бухгалтера
в сети интернет

 Заметки главного бухгалтера ООО он-лайн. Всё самое важное для Вашего бизнеса!


ОБМЕН ДОКУМЕНТАМИ МЕЖДУ ОРГАНИЗАЦИЯМИ НА РАССТОЯНИИ

Электронный документооборот
Передача данных по компьютерной сети открывает доселе невиданные возможности по обмену информацией.
Совершенно не обязательно лететь на другой конец света, чтобы пожать руку будущему партнеру и обговорить детали дальнейшей работы. Все нюансы работы можно обсудить и через интернет.
Однако некоторые вещи нам приходится делать по-старинке. И дело здесь не в нашей склонности к ретроградству, а в нюансах действующего законодательства.

Бухгалтерское оформление фактов хозяйственной жизни любой организации просто немыслимо без оформления первичной документации. Но как провести обмен документами между организациями, если контрагенты находятся в разных городах и возможность личной встречи между ними отсутствует?

Первое, что приходит сразу на ум - это обмен документами по электронной почте или факсу в сканированном виде.
В итоге у обеих сторон в наличии договоры со своей оригинальной подписью и печатью и со сканированной подписью и печатью контрагента. Аналогичный обмен можно проделать не только для договоров, но и для других документов – накладных, актов. Покупателю можно отправить скан счета на оплату. И такая ситуация на практике довольно распространенная. Ведь не каждый контрагент будет заморачиваться отсылками документов на бумажных носителях по почте или через курьеров.

Однако имеют ли сканированные копии документов юридическую силу? 
Давайте обратимся к законодательству.

Сделки юридических лиц между собой и с гражданами должны совершаться в простой письменной форме, кроме сделок, требующих нотариального удостоверения (п.1 ст.161 Гражданского Кодекса РФ).
Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (п.2 ст.434 Гражданского Кодекса РФ).
Сам по себе сканированный документ не может доказывать, что он действительно был подписан соответствующими лицами.

Средством, признанным законодательно и позволяющим достоверно установить создателя электронного документа, является электронная цифровая подпись (закон от 06.04.2011 г. №63-ФЗ «Об электронной подписи»).

А как же факс и электронная почта, могут ли они подтвердить отправителя?
Чтобы факсимильный документ мог служить доказательством, нужна его идентификация.
Как мы можем быть уверены, что факс, с которого прислан документ, действительно принадлежит нашему контрагенту?
По электронной почте документы могут быть отправлены и неуполномоченным лицом.
Однако оказывать услуги (отгружать товары) по договору, который в дальнейшем может быть оспорен, крайне рискованно.
Денег можно так и не дождаться.
Однако если вы работаете с контрагентом длительное время, то вовсе не обязательно постоянно обмениваться только оригиналами бумажных документов.

Если  нет средств, позволяющих наладить электронный документооборот, то обмен бумажными документами через почту или курьерские службы остается единственным подходящим решением.

Есть один распространенный и очень удобный вариант, позволяющий организовать обмен документами между организациями:
1. Сначала мы заключаем договор в письменной форме, в виде одного документа, скрепленного оригиналами подписей и печатями. Это придется сделать через курьерскую службу или почту.
2. В составленном договоре прописываем, что такие-то последующие документы при таких-то условиях стороны будут признавать имеющими юридическую силу.
3. В дальнейшем обмениваемся документами по исполнению договора так, как договорились, например, по электронной почте или факсу, в том числе документами, подтверждающими исполнение договорных обязательств.

Что касается юридически значимого обмена электронными документами, то тут следует сказать следующее.
Электронный документ может быть либо формализованным (атрибуты файла подлежат автоматической обработке и  имеют строгий формат XML-файла, например, счета-фактуры) и неформализованным, форма которого может быть любой.

Электронный документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью.
Он равнозначен бумажному документу и имеет юридическую силу.
Через интернет документ мгновенно доставляется адресату. При этом отправить можно любой первичный бухгалтерский документ в электронном виде.
Обмен электронными документами

Кстати, не обязательно при обмене электронными документами пользоваться услугами специализированного оператора электронного документооборота, если у нас и нашего партнера есть квалифицированная электронная подпись. В этом случае не потребуется даже заключения дополнительного соглашения для обмена.
Документы с электронной подписью можно пересылать напрямую по электронной почте.
Для подписания документов электронной подписью может быть использован программный продукт КриптоАРМ, который можно установить и настроить своими силами.


Система электронного документооборота