Об оформлении согласия работника на получение и обработку его персональных данных

Все персональные данные работника, за исключением очень редких случаев, следует получать у него самого. Работодатель должен сообщить работнику о целях и характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.

Обработка персональных данных работника в соответствии с положениями Трудового кодекса РФ может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

Работодатель не имеет права получать и обрабатывать сведения о работнике, относящиеся в соответствии с законодательством Российской Федерации в области персональных данных к специальным категориям персональных данных, предусмотренных Трудовым кодексом РФ или иными федеральными законами.

К специальным категориям персональных данных относятся сведения о расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных и философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни.

Защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном настоящим Трудовым кодексом и иными федеральными законами.

Работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.

Информация о персональных данных работника требуется работодателю для целей заключения, изменения трудового договора с работником, оформления надлежащей кадровой документации по штатному составу, формирования отчетности работодателя по НДФЛ и обязательному пенсионному, медицинскому и социальному страхованию, а также для оперативной связи с работником.

Скажу сразу, что установленной унифицированной формы для оформления согласия работника на получение и обработку его персональных данных нет. Оно может быть оформлено в произвольной форме.

Чаще всего заявление-согласие адресуется работодателю в лице руководителя организации, если работодатель - юридическое лицо или на имя ИП, если работодателем выступает соответственно индивидуальный предприниматель, использующий наемый труд.

Однако последний вправе поручить обработку персональных данных другим работникам в силу допущения ч. 3 ст. 6 федерального закона "О персональных данных". Чаще всего это кадровики и бухгалтеры.

Согласие может быть оформлено как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Однако в этом случае его нужно подписать электронной подписью.

Письменное согласие работника на обработку его персональных данных при поступлении на работу может выглядеть так: