ХРАНЕНИЕ
БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

Как известно, доля бухгалтерских документов (первичных и отчетных) в общем составе документации любой организации составляет до 90 процентов.

И именно они являются  зоной риска для руководства и других ответственных лиц, когда на пороге появляются представители государственных контролирующих органов.



Порядок хранения документов в организации регулируется архивным законодательством.
Это:
- Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»,
- "Основные правила работы архивов организации," одобренные решением Росархива от 06.02.2002 г. 
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Министерства культуры РФ от 25 август а 2010 г. № 558.

С 1 января 2013 года в силу вступил новый закон «О бухгалтерском учете», в котором установлено, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность должны храниться не менее пяти лет после отчетного года (статья 29).

Согласно Налоговому кодексу РФ, данные бухгалтерского и налогового учета, а также документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, подлежат хранению в архиве не менее четырех лет . Последнее касается как юридических лиц, так и индивидуальных предпринимателей.

Кроме того, до сих пор действует документ, принятый в 1983 году, – Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, согласно которому сроки хранения документов должны определяться в соответствии с перечнем типовых документов.

Особо следует отметить, что сохранять теперь нужно не только бумажные, но и электронные документы (файлы), поскольку, согласно закону «Об архивном деле», к архивным документам относятся любые документы безотносительно к носителю информации.
И более того, на протяжении не менее пяти лет необходимо обеспечивать сохранность средств, служащих для воспроизведения электронных документов и проверки подлинности электронной подписи!

Кстати. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены или приняты к учету.
(Например, исчисление срока хранения дел, составленных в 2014 году, начинается с 1 января 2015 года)

Для хранения документов в офисе каждой организации необходимо организовать собственный архив на бумажных и электронных носителях информации.

Архив организации может быть оперативным, когда текущие документы хранятся в пределах года для удобства доступа к ним с последующей передачей на "внеофисное хранение" специализированным организациям для надежного обеспечения длительных сроков хранения.

Если архив документов организации постоянный, то обязательным условием для организации архива является наличие отдельного помещения, оборудованного системами пожаротушения, вентиляции и безопасности.
Для избежания преждевременного выцветания документов на бумажных носителях в помещении-хранилище должны быть установлены специальные полки или стеллажи, а окна иметь шторы или жалюзи.
С целью предотвращения попыток несанкционированного доступа рекомендуется ставить металлические решетки и двери.


 
Если руководство организации приняло решении о создании собственного постоянного архива, то необходимо позаботиться о разработке номенклатуры дел, копия которой хранится в архиве.
Номенклатура дел позволяет осуществлять быстрый поиск необходимых документов.

Здесь важно помнить, что выдача бухгалтерских документов из архива организации работникам организации других допускается только с разрешения главного бухгалтера.

Внеофисное хранение документов – альтернативный способ хранения документов, который заключается в привлечении ресурсов сторонней специализированной архивной организации.

В этом случае документы хранятся на территоррии архивной организации, что увеличивает шансы на их сохранность в случае форс-мажорных обстоятельств.

Обычно архивные организации предоставляют в пользование полностью оборудованный архив с соблюдением правил безопасности и порядка работы с архивными документами, что влечет за собой, кроме удобства, существенное снижение рабочей нагрузки, снижение затрат на создание и содержание собственного архива.

Выбор способа хранения бухгалтерских документов определяется финансовыми возможностями каждой организации, количеством архивных документов и динамикой их прироста.
В ряде случаев решающим фактором становятся соображения безопасности, которым зачастую могут соответствовать только архивы специализированных архивных организаций.



Необходимость обеспечения сохранности документов организации на бумажных и электронных носителях информации диктуется также и интересами государства, следовательно предусмотрено наказание за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов.

Кодекс административных правонарушений предусматривает штрафные санкции в размере от 100 до 300 руб. для граждан и от 300 до 500 руб. для должностных лиц за соответствующие нарушения.

Пусть эти суммы не покажутся нам смешными: стоит перемножить эти цифры на количество потерянных документов, и мы можем получить итоговый размер штрафа с уже более вншительными цифрами.

При неисполнении обязанности, порядка или сроков хранения бухгалтерских документов обществами с ограниченной ответственностью или акционерными обществами юридическое лицо может поплатиться штрафом до 300 000 руб., а должностные лица этих организаций – до 5000 руб. (ч. 1 и 2 ст . 13.25 КоАП РФ).

Арбитражная практика показывает , что понести незапланированные денежные расходы организация может как за нарушение правил хранения, так и за несвоевременное представление документов по запросу контролирующих органов.

В последние годы законодательные требования в этой сфере заметно ужесточились.

С 2010 года действуют новые поправки в Налоговый кодекс РФ, согласно которым штраф за непредставление документов для организаций и индивидуальных предпринимателей увеличился с 50 до 200 руб. за каждый документ.
За несообщение сведений налоговому органу грозят выплат ы до 5000 руб., а при неоднократном нарушении в течение одного года – до 20 000 руб.

В отдельных случаях за непредставление документов против нарушителя может быть возбуждено даже уголовное дело.
Например, за неправомерный отказ должностного лица в предоставлении собранных в установленном порядке документов и материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы гражданина, либо предоставление гражданину неполной или заведомо ложной информации, если эти деяния причинили вред правам и законным интересам граждан налагается штраф в размере до 200 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от 2 до 5 лет (ст .140 Уголовоного кодекса РФ).

К сожалению, для многих организаций именно запущенный архив становится причиной серьезных штрафных санкций со стороны контрольных органов.

Что же можно и нужно предпринять для того, чтобы минимизировать возможные денежные потери?
ВНЕДРЯТЬ СИСТЕМУ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И СИСТЕМУ ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА ДОКУМЕНТОВ.

В тех организациях, где внедрена система электронного архива, потеря документов или их порча являются исключительным случаем.
Электронный архив документов, который представляет собой в том числе систематизированные цифровые копии бумажных документов, служит гарантией того, что в самый нужный и ответственный момент требуемый документ всегда окажется под рукой.

Прежние заметки на эту тему:

ОБМЕН ДОКУМЕНТАМИ МЕЖДУ ОРГАНИЗАЦИЯМИ НА РАССТОЯНИИ

ПРОВЕДИТЕ УНИЖТОЧЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ, ЧТОБЫ ВЗДОХНУТЬ С ОБЛЕГЧЕНИЕМ

КАКАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ ПОДПИСЬ ПОЙДЕТ ДЛЯ УТВЕРЖДЕНИЯ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Ссылка на другие ресурсы в сети (на сайте Архив.ру):

ОПРЕДЕЛЕНИЕ СРОКА ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТА ОНЛАЙН