Кассовый чек как первичный документ

По мнению налоговой службы, кассовый чек - это документ, который подтверждает оплату товаров (услуг), но он не отвечает требованиям закона о бухгалтерском учете для первичных документов вследствие отсутствия некоторых обязательных реквизитов.

Тем не менее, кассовый чек может считаться первичным документом при соблюдении некоторых условий.

По заявлению налоговой службы, подтвердить расходы можно только документом, в котором есть все обязательные реквизиты первичного документа: название, содержание операции, дата, Ф. И. О. сотрудника, но главное - подпись.

На большинстве кассовых чеков есть почти все нужные сведения (название товара, дата, имя продавца и т. д.), но нет никакой подписи, поэтому и расходы ими подтвердить нельзя (письмо ФНС России от 25.06.13 № ЕД-4-3/11515@).

Никаких проблем не будет, если вместе с кассовым чеком работник представил в бухгалтерию накладную или товарный чек.

Это первичные документы, которые подтверждают саму операцию. Причем если поставщик оформляет товарную накладную, то безопаснее, чтобы в качестве покупателя в накладной был записан не работник, а сама организация-продавец. Если там значится работник, то, по мнению налоговиков, именно он понес расходы, а не организация.

Налоговых инспекторов в качестве первички вполне устроит авансовый отчет, который составляют работники и сдают вместе с чеками. Ведь в нем есть все нужные сведения, а чек подтвердит, что работник действительно потратил денежные средства.


Как превратить чек в первичный документ?

В большинстве кассовых чеков магазины пишут не только общие сведения - название продавца, ИНН, сумму платежа, но и наименование товаров. Если эти данные есть, то для превращения чека в первичный документ достаточно добавить название документа (на большинстве кассовых чеков его нет) и подпись продавца.

Возможно, есть смысл предупредить работников, чтобы они приносили чеки с подписью продавца или брали товарные чеки, даже если наименование продукции пробила ККТ.