Хранение документов в электронном формате

Действующая нормативно-правовая база сейчас пока не позволяет в полной мере использовать преимущества работы с документами только в электронном формате.

Поэтому большинству коммерческих организаций приходится работать одновременно с документами и в электронном, и в бумажном формате.
Наличие связки «бумажный архив – электронный архив» позволяет в какой-то мере оценить преимущества и удобства от работы с документами в электронном формате, и при этом соблюдать законодательство в том, что касается требований по наличию и хранению бумажных документов.

Но при таком построении работы с документами неизбежно возникают различные сложности, особенно при синхронизации бумажного и электронного делопроизводств.

Документальное оформление деятельности организации чаще всего строится на основании бумажных оригиналов, которые имеют безоговорочное преимущество перед "электронными версиями".
В то же время большинство таких документов впоследствии сканируются, чтобы информация не потерялась, а документы в электронном виде, напротив, распечатываются.

Из-за того, что документы хранятся в разных формах и, как следствие, в разных местах, возникает проблема «двойственности» архива документов.

По большому счету, ничего страшного в этом нет, но только в те периоды, когда документы «пылятся» на полках и покоятся в электронных папках.
Настоящая карусель начинается при сдаче отчетности, при камеральных и выездных проверках, реструктуризации организации и прочих значительных событиях.

Согласитесь со мной, что гораздо удобнее, когда все документы хранятся в едином электронном архиве.
И не просто в архиве, а в специально организованном архиве, где внедрена определенная система архивирования документов и, как следствие, техническая возможность моментального поиска и нахождения любого необходимого документа.

На примитивном уровне такой архив документов можно организовать элементарно на компьютере в виде электронных папок с файлами документов.
Но чем больше документов, тем больше файлов, усложняется систематизация папок и возможности поиска нужного документа, что приводит к затруднениям с быстром нахождением документа. Более того, отыскать файл(-ы) документами со временем становится практически невозможно.

Существует специальное программное обеспечение, которое позволяет содержать все документы организации в одном месте.
При этом каждый ответственный работник может иметь к нему доступ и быстро найти нужный экземпляр как в электронном виде, так и распечатать его бумажный вариант со всеми подписями и печатями.
Правда, такой продукт в первую очередь подходит крупным организациям или организациям, которые имеют несколько удаленных подразделений.
Логично, что для фирм, состоящих из нескольких человек, достаточно «по старинке» сканировать документы и хранить их на общедоступном выделенном компьютере-сервере.

Существуют и набирают оборот системы удаленного специализированного хранения документов с защищенным доступом. Хорошая на самом деле вещь, но для организаций малого бизнеса то же не очень подойдет.

Единственным решением в этой ситуации может быть организация собственной базы данных с вложением файлов документов, позволяющей настроить как порядок архивирования файлов документов, так и их быстрый и легкий поиск с использованием общедоступного программного обеспечения OpenOffice, LibreOffice и др.

Не плохим и вполне доступным вариантом может служить и организация электронного архива документов на различных, так называемых платформах CRM, позволяющих разгарничить доступ, обеспечить мгновенный поиск, надежность функционирования системы, интеграцию с прикладными средствами общедоступного программного обеспечения.


Новые публикации на сайте
Об уплате НДС за оказание электронных услуг мировыми IT-компаниями российским потребителям
О сдаче отчетности в ПФР по форме СЗВ-СТАЖ
Об ошибках при применении онлайновых касс
Об изменении номеров банковских счетов для уплаты налогов и страховых взносов в отдельных регионах России
О новой форме справок 2-НДФЛ с отчетности за 2018 год
Об индексации выплат работникам по страховым случаям обязательного социального страхования в 2019 году
О длительной задержке подтверждения сданной отчетности от налоговых органов
О спорных вопросах начисления страховых взносов на выплаты отдельных видов компенсаций работникам
О беспошлинной госрегистрации бизнеса
О нюансах партнерских отношений ИП и организаций с самозанятыми лицами
Об уточнении реквизитов платежного документа на перечисление налога, сбора, страхового взноса, пени, штрафа
Об ограничении размера пени суммой недомки по налогу, сбору или страховому взносу
О надзорных каникулах для малого и микробизнеса в 2019-2020 гг.
О застрахованности средств организаций малого и микробизнеса в банках
О налогообложении движимого и недвижимого имущества организаций с 2019 года
О Едином реестре участников закупок (ЕРУЗ) и обязательной регистрации в Единой информационной системе в сфере закупок (ЕИС)
О производственном календаре на 2019 год
О вступлении в силу пенсионных изменений
О переходе на новую ставку НДС
Об электронном сервисе ФНС России "Прозрачный бизнес"
+ Показать еще