Хранение документов в электронном формате

Действующая нормативно-правовая база сейчас пока не позволяет в полной мере использовать преимущества работы с документами только в электронном формате.

Поэтому большинству коммерческих организаций приходится работать одновременно с документами и в электронном, и в бумажном формате.
Наличие связки «бумажный архив – электронный архив» позволяет в какой-то мере оценить преимущества и удобства от работы с документами в электронном формате, и при этом соблюдать законодательство в том, что касается требований по наличию и хранению бумажных документов.

Но при таком построении работы с документами неизбежно возникают различные сложности, особенно при синхронизации бумажного и электронного делопроизводств.

Документальное оформление деятельности организации чаще всего строится на основании бумажных оригиналов, которые имеют безоговорочное преимущество перед "электронными версиями".
В то же время большинство таких документов впоследствии сканируются, чтобы информация не потерялась, а документы в электронном виде, напротив, распечатываются.

Из-за того, что документы хранятся в разных формах и, как следствие, в разных местах, возникает проблема «двойственности» архива документов.

По большому счету, ничего страшного в этом нет, но только в те периоды, когда документы «пылятся» на полках и покоятся в электронных папках.
Настоящая карусель начинается при сдаче отчетности, при камеральных и выездных проверках, реструктуризации организации и прочих значительных событиях.

Согласитесь со мной, что гораздо удобнее, когда все документы хранятся в едином электронном архиве.
И не просто в архиве, а в специально организованном архиве, где внедрена определенная система архивирования документов и, как следствие, техническая возможность моментального поиска и нахождения любого необходимого документа.

На примитивном уровне такой архив документов можно организовать элементарно на компьютере в виде электронных папок с файлами документов.
Но чем больше документов, тем больше файлов, усложняется систематизация папок и возможности поиска нужного документа, что приводит к затруднениям с быстром нахождением документа. Более того, отыскать файл(-ы) документами со временем становится практически невозможно.

Существует специальное программное обеспечение, которое позволяет содержать все документы организации в одном месте.
При этом каждый ответственный работник может иметь к нему доступ и быстро найти нужный экземпляр как в электронном виде, так и распечатать его бумажный вариант со всеми подписями и печатями.
Правда, такой продукт в первую очередь подходит крупным организациям или организациям, которые имеют несколько удаленных подразделений.
Логично, что для фирм, состоящих из нескольких человек, достаточно «по старинке» сканировать документы и хранить их на общедоступном выделенном компьютере-сервере.

Существуют и набирают оборот системы удаленного специализированного хранения документов с защищенным доступом. Хорошая на самом деле вещь, но для организаций малого бизнеса то же не очень подойдет.

Единственным решением в этой ситуации может быть организация собственной базы данных с вложением файлов документов, позволяющей настроить как порядок архивирования файлов документов, так и их быстрый и легкий поиск с использованием общедоступного программного обеспечения OpenOffice, LibreOffice и др.

Не плохим и вполне доступным вариантом может служить и организация электронного архива документов на различных, так называемых платформах CRM, позволяющих разгарничить доступ, обеспечить мгновенный поиск, надежность функционирования системы, интеграцию с прикладными средствами общедоступного программного обеспечения.


Новые публикации на сайте
О существенных ошибках в счетах-фактурах, препятствующих получению вычета по НДС
О добровольных взносах ИП в ФСС РФ
О подаче уточненной налоговой декларации после камеральной налоговой проверки
О едином агрегаторе торговли для госзакупок малого объема "Березка"
О диспансеризации
Об изменениях форм налоговой декларации по НДС, книг покупок и продаж
Об обновленном профстандарте бухгалтеров
Об авансовых отчетах руководителя организации-микропредприятия
О кассовом разрыве у микропредприятий
О воинском учете работников в микропредприятиях
О налоговой нагрузке по единому налогу на вмененный доход
О заполнении трудовых книжек работников
Об уведомлении из ПФР о несоответствии данных СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ
О льготном кредитовании малого и микробизнеса
О расчетных листках
О зачете или возврате переплаты по страховым взносам
О проверке налоговой нагрузки с помощью веб-сервиса ФНС России
О страховых взносах ИП за себя
Об уплате НДС за оказание электронных услуг мировыми IT-компаниями российским потребителям
О сдаче отчетности в ПФР по форме СЗВ-СТАЖ
+ Показать еще